Aynı bilgiyi geniş bir kitleyle paylaşmak için dairesel bir mektup kullanılır. Amaç, bir veya birkaç alıcıya özel bilgiler gönderen kişisel bir mektuptan farklıdır. Dairesel harfler genellikle yeni bilgileri duyurmak veya politikaları netleştirmek için kullanılır. Yaygın olarak okundukları için biraz geneldirler. Her türlü dairesel bir mektup yazmak için birkaç önemli adım gerekir.
Kitlenizi bilin. Dairesel harfler için, okuryazarlık çeşitlilik gösterir, bu nedenle izleyicilerinizin önceki bilgi düzeyini veya paylaşmak istediğiniz içeriğe aşina olduğunu ölçmek zor olabilir. Bununla birlikte, yazarken muhtemel okuyucuların çoğunluğunu düşünün, böylece mektubunuz çoğu kişi için yararlı olacaktır.
İç ve dış dairesel harfleri ayırt eder. Büyük bir gruba dolaşımda olmasına rağmen, bir içsel dairesel mektup hala bir grupla sınırlıdır. Örneğin, bir işletme çalışanlara yeni bir şirket politikası hakkında dahili bir mektup iletebilir. Buna karşılık, harici bir mektup, tüm müşterilere veya halka dağıtılan bir mektup olacaktır.
Dairesel harfin çalışacağı iletişim türüne (iç veya dış) uygun tonu ve sesi kullanın. Örneğin, sertlik veya devamsızlık ile ilgili tüm çalışanlara dairesel bir mektup için sert bir ton uygun olacaktır. Bununla birlikte, sert bir ton bir mektubun müşterilere gönderilmesi için kullanılmaya uygun olmaz.
Yalnızca yetkili bilgileri paylaşın. Dairesel harfler büyük bir kitleye yönelik olduğundan, gizli bilgileri veya yaygın bir kitleye yönelik olmayan ayrıntıları ifşa etmeye uygun değildir.
