Bir yönetim kuruluna resmi bir mektup yazmak korkutucu bir süreç olabilir. Bu, düşüncelerinizi yetkili kişilerce duyurabilmeniz için bir şans, bu yüzden resmi süreci takip etmek önemlidir. Ancak, içeriğin olmaması veya yazının gramer hataları varsa, biçimlendirmeyi düzeltmenin bir anlamı yoktur.
Bir Tahtaya Mektup Başlamadan Önce
Yönetim kuruluna karşılık olarak ne söylemek istediğinizi öğrenin. Motivasyonun nedir? Ne yapmak istiyorsun? Bir şikayet mektubu, bir proje için fon arayan bir mektuptan tamamen farklı bir dokunuşa ihtiyaç duyar.
Bazı notlar almak için zaman ayırın. Ne söyleyeceğinizi ve neden sizin için önemli olduğunu not edin. İkincisi, harfin içine girmeyebilir, ancak odaklanmanıza ve sıralamanıza yardımcı olabilir. Paylaşmanız gereken kanıt veya istatistiklere başvurmanız gereken herhangi bir doküman var mı? Onları hazırlayın ve neden alakalı olduklarını not edin.
Mektubun Hazırlanması
İlk önce notlarınızı düzenleyin. Neden yazdığınla ilgili en büyük nokta nedir? Bu noktayı hangi unsurlar destekliyor? Onları sıraya koy. Bu aslında sizin taslağınızdır, o yüzden şimdi gitmeniz iyi.
Pek çok insan bir mektup başlatmakla uğraşır, baştan beri esprili olmaları gerektiğini düşünür ancak net olmak daha önemlidir. Söylemeniz gereken her şeyi söyleyin, ardından düzenlerken geliştirin ve sıkın. Başlamak için, "Sayın Başkan Smith ve yönetim kurulu üyeleri" yazıp, ardından "Yazıyorum…" ile açınız, daha sonra yazma nedeninizi belirtiniz.
Açılışınızı ana destekleyici nokta ile takip edin ve daha önce not ettiğiniz tüm konuları içeren kısa ve öz bir paragraf yazın.
Unutma, bu iş ve bu insanların tabağında çok fazla şey var. Çiçeklenme, düşkün ya da uzun soluklu olmayın. Konuya gel, kibar ol ve saygıyla imza at.
Düzenlemenin Önemi
Gerçekte, bir yönetim kurulu yazmak, herhangi bir resmi iş mektubu yazmaktan pek farklı değildir, bunun dışında, bir grup insan için olması ve neden yazdığınıza bağlı olarak daha fazla kullanması gerekebilir.
Çoğu insan yazma konusunda çok streslidir, en önemli kısım gerçekten düzenlemedir. Bir şeyler yazdıktan sonra daima ara verin, böylece başınız temizlenir ve taze gözlerle dönersiniz.
En az üç düzenleme geçişi alın. Dilbilgisi hataları, gereksiz kelimeler ve aşırı gündelik bir ton arayın. İnsanlar çoğu zaman kaba olmaları konusunda özlüdürler; ancak, yazışmaların her ikisinde de iş yazışmalarında iyi rol oynayan, güçlü ve net bir şekilde yazılır.
Yine de, saygılı ve biraz aşağılayıcı olun, ancak çok kalın bir şey yapmayın ya da hiçbir şey yapmayın.
Amacını Bil
Belirtildiği gibi, neden yazdığınızı bilmek önemlidir. Yazmanız gereken en yaygın üç harfin bir şey istemek, istifa etmek veya bir fırsatı kabul etmek olabilir.
İstifa: Bir şirketten, projeden ve hatta yönetim kurulunun kendisinden istifa ederken, bu fırsatın için minnettar olduğunuzu belirtin. Tercihen bir cümleyle, neden istifa ettiğini - kişisel nedenlerden dolayı, yeni bir fırsatı araştırdığını, çünkü bir değişikliği arzu ettiğinizi - ayrıntıları paylaşmadan açıklayın. Kısa ve profesyonel kalsın. Mümkünse, gelecekte gerekirse ihtiyaç duyulmasını sağlayın.
Kabul: Bu, bir şükran bildiriminin ardından tek bir paragraf olabilir. Fırsatı kabul etmekten gurur duyduğunuzu, katkıda bulunmak için sabırsızlandığınızı ve kurulun inancına minnettar olduğunuzu söyleyin. Projeler veya niyetler üzerinde durmayın; sözleşmeler bunun için var.
İstemek: Hemen ne istediğini söyle. Sebebini açıkla. İsteğin neden geçerli olduğu konusunda destekleyici kanıtlarınız varsa, bunu kısaca belgeleyin. Yalnızca müzakere etme yeteneğine sahip olduğunuz bir sözleşme veya proje programında belirtilmesi gereken performans veya sonuç vaatlerinden kaçının. Düşünceleri için teşekkür eder, soru sormaları veya açıklama gerektirmeleri durumunda hazır bulundurma teklifleri sunar.
