Her işverenin, işi ve çalışanlarını yasadışı suistimalden ve düşmanca bir çalışma ortamı yaratan eylemlerden korumak için ahlaki ve yasal bir görevi vardır. Herhangi bir şikayet aldığınızda veya bir çalışanın suistimalle uğraştığını düşünmek için bir nedeniniz olduğunda, soruşturma yürütmek, bu sorumlulukları yerine getirmek için hayati öneme sahiptir. Bunu yapmamak için geçerli nedenleriniz olmadığı sürece, ilgili taraflara bir soruşturmanın yapılacağını bildirmek ortak bir ilk adımdır.
Dahili Not Formatı
Bir notu veya iş mektubu formatını kullanarak mektubu taslak haline getirebilseniz de, iç iletişim için not daha yaygındır. Ayrıca, bir notta tipik olan başlık veya konu satırı bu formatı daha etkili hale getirebilir. Not satırının yanı sıra, bir not ayrıca tarihi, her alıcının adını ve gönderenin adını ve unvanını içerir. Sola hizalayın ve her paragrafa bir notun gövdesinde bir boşluk bırakın ve paragraflar arasında çift boşluk kullanın. Notu gizli olarak işaretlemek ve notun herhangi bir ek veya ek içerip içermediğini göstermek için özel notlar ekleyin.
Suçlanan Çalışan
Soruşturma başlamadan önce sanığı yazılı olarak bilgilendirin. Soruşturma mektubu, isimleri, tarihleri ve koşulları içeren iddiaları mümkün olduğunca ayrıntılı bir şekilde açıklamalıdır. Araştırma sürecini tanımlayın, suçlanan kişinin sahip olabileceği yasal hakları belirleyin ve suçlanan kişiye, hem yazılı hem de kişisel bir görüşme sırasında öykünün kendi tarafını söyleme şansı olduğunu söyleyin. Kişiye “her zamanki gibi iş” olup olmadığını veya soruşturmanın tamamlanana kadar rolünün veya iş görevlerinin değiştirilmesi gerekip gerekmediğini söyleyin.
Bekleyen Soruşturma Bildirimi
Çalışanın acil amirini ve departman yöneticisini ilk bildirime dahil edin. Mektup bekleyen soruşturmanın doğasını ve kapsamını açıklamalıdır. Buna ek olarak, mektupta, işletme varlıklarının ve mülklerinin muhasebeleştirilmesi ve korunması veya bir çalışanın görevlerinin değiştirilmesi gibi soruşturma başlamadan önce atılması gereken adımlar açıklanmalıdır. Son olarak, mektup, denetçilerin ve yöneticilerin soruşturmaya katılıp katılmayacağını belirtmeli ve öyleyse belirli rol ve sorumlulukları tanımlamalıdır.
Soruşturma Röportaj Mektupları
Mektuplar ayrıca, soruşturma ilerledikçe görüşmeyi planladığınız kişilere gitmelidir. Ancak, birden fazla alıcı içerebilecek bekleyen bir soruşturma bildiriminin aksine, görüşme bildirimleri, kaç tane mektup gönderdiğiniz önemli değil, adres satırında tek bir alıcı içermelidir. Mektup belirli bir ayrıntı vermemeli, bunun yerine çalışanın sürmekte olan bir soruşturmanın parçası olarak görüşebileceğini, görüşmeyi yapacak olan kişinin adını belirtip tam bir işbirliği beklentisi belirleyeceğini belirtmelidir. Ayrıca, mektupta notun gizli olduğu ve ofisler arası tartışma için uygun olmadığı belirtilmelidir.
