İstenmeyen bir soruşturma mektubu çeşitli nedenlerle yazabilirsiniz. Örneğin, iş ilanları hakkında bilgi isteyen bir şirkete veya kendi çalışmalarınızda bölümleri kullanmak için daha fazla bilgi veya izin isteyen bir akademik makalenin yazarına bir mektup yazabilirsiniz. İstenmeyen soruşturma mektupları mutlaka istenmeyen bir durum değildir, ancak bir soruşturma yapmak için genel prosedür ve görgü kuralları kurallarına uymanız gerekir, çünkü alıcının yanıt vermesi zaman alır.
Kenar boşluklarınızı dört taraftan 1 inç olarak ayarlayın. Bu iş mektupları için standart formattır. Profesyonel olmak önemlidir, çünkü bu mektup talep edilmemiştir ve iyi bir ilk izlenim bırakmanız gerekecektir.
Satır aralığınızı tek aralıklı 1.0 olarak ayarlayın. Birçok kelime işlemci programı, varsayılan satır aralığı 1.15'tir.
Yazı tipini Garamond, Times New Roman, Cambria veya benzeri bir serif yazı tipi olarak değiştirin. Serif yazı tipleri, gözü yazdırılan sayfa boyunca yönlendirmeye yardımcı olan üstte ve altta "ayaklara" veya seriflere sahiptir. Bu yazı biçimleri baskıda kullanılmak üzere tasarlanmıştır ve bir yazıdaki en profesyonel görünüme sahiptir.
Adresinizi adınız olmadan yazın. Sonra bir boşluk atlayın ve tarihi yazın. Başka bir alanı atlayın ve alıcının adını, iş unvanını, şirket adını ve adresini yazın ya da bir iş için istenmeyen bir sorgulama yapıyorsanız ve bir ilgili kişinin adını yoksa, "İnsan Kaynakları" yazın.
"Sevgili (kişinin adı):" yazın. Kişinin adını bilmiyorsanız, İnsan Kaynakları Direktöründe olduğu gibi, "Sevgili İnsan Kaynakları Başkanı:" veya "Sayın Bay veya Bayan:" yazın. Başka bir satır atla.
Kendinizi tanıtın ve yazmanın nedenini açıklayın. İstediğiniz bilgiler hakkında net olun. Bu, alıcının isteğinize daha iyi yanıt vermesine izin verecektir.
Alıcının hiçbir bilgiyi kaçırmadığından emin olmak için liste halinde istediğiniz soruları veya öğeleri yazın.
Postayla bir soruşturma gönderiyorsanız kendinden adresli, damgalı bir zarf ekleyin. Postaların gönderilmesini istiyorsanız, alıcıya posta ücretini telafi etmeyi teklif edin veya paketin teslimatta nakit olarak (COD) gönderilmesini isteyin, bu durumda ödeme yaparsınız.
Zaman ve sıkıntısı için alıcıya teşekkür ederiz. Alıcıya, makalenizde belirtildiği gibi uygun olan durumlarda bir teşvik sunun.
"Saygılarımızla" yazın ve üç satır boşluğunu atlayın. Ardından, tam adınızı yazın. Mektubu yazdırın ve yazdığınız adın üzerinde mavi veya siyah mürekkeple işaretleyin.
İpuçları
-
Mümkün olduğunda, bölüm başkanının adını almak için İnsan Kaynakları Departmanını veya ilgili diğer departmanı arayın. İş unvanı yerine belirli bir kişiye hitap ederseniz, cevap alma şansınız daha yüksektir.
