Bir soruşturma raporunun, bir polis memuru veya şikayette bulunan birinden açıklama alan başka bir kamu makamı tarafından yazılması muhtemeldir. Soruşturma raporu, bir memurun şikayet ayrıntılarını takip etmesine yardımcı olur, böylece daha sonra araştırılıp takip edilebilir. Soruşturma raporunu yazan kişi, onu izleyenle aynı olmayabilir, bu nedenle raporunuza ne kadar fazla ayrıntı eklerseniz o kadar iyidir.
İlgili referans numaralarıyla birlikte, şikayetin tarihini raporun başında belirtin.
Şikâyetin kısaca rapor edilmesinin niteliğini açıklayın. Bu, kim, ne, ne zaman ve nerede olduğunu içerir.
Şikayeti yapan kişi tarafından size verilen tüm bilgileri bir yere yazınız. Ayrıntılar, şikayetin neden ve nedenini veya daha sonra onaylanması gereken ayrıntıları içerebilir.
Rapordaki diğer tanıklar tarafından sağlanan detayları da ekleyin. Bu detaylar, şikayeti yapan ilk kişi tarafından sağlananlara aykırı olduğunda not alın.
Karşı tarafın hikayesini yazın. Şikâyetin karşı tarafına her zaman danışılmalı ve raporun adil ve dengeli olmasını sağlamak için verilen detaylar doğru bir şekilde listelenmelidir.
Topladığınız tüm kanıtları herhangi bir şekilde soruşturma raporunuzun konusu ile ilgili olarak listeleyin.
Soruşturma devam ettikçe raporu güncelleyin. Yeni kanıt bulunursa veya ayrıntıların doğru veya yanlış olduğu kanıtlanırsa, bu bilgiyi soruşturma raporuna ekleyin.
Raporu yaz. Şikayet ile ilgili ilk notlarınızın birçoğunun el yazısı ile yazılmış olması muhtemeldir. Ancak, soruşturma raporunu tamamladıktan sonra, bir kelime işlem programını kullanarak yazınız.
