Ayrılan bir çalışan, müşteri hizmetlerinde kesinti, müşteri kusurları ve satış kaybını içeren bir işletmede birçok baş ağrısına neden olabilir. Müşterileri çalışanın işten ayrılması konusunda uyarmak için bir duyuru mektubu kullanmak, potansiyel bir limonu limonataya çevirmenize yardımcı olacak olumlu, proaktif bir halkla ilişkiler stratejisi olabilir.
Hedefinize Mektubu Belirleyin
Bir personelin ayrılışı hakkında onları bilgilendirmek için neden müşterilerinizle temasa geçmek istediğinizi belirleyin. Farklı mektupları, iletişim kuracağınız müşterilerin farklı ihtiyaçlarına göre uyarlamanıza yardımcı olması için bir madde işareti listesi kullanın. Örneğin, bazı müşterilere teslimatlarında veya müşteri hizmetlerinde kesinti olmayacağına dair güvence vermeniz gerekebilir. Diğer müşterilere, şirketinizde, bu kişinin kim olacağı ve yeni temsilcinin onları arayacağı konusunda yeni bir temasları olduğunu bildirmeniz gerekebilir. Söylentilere hitap etmek, müşterileri çıkış yapan çalışanın yürütmeyi planladığınız rekabet etmeyen bir maddeye sahip olduğunu veya çalışanın iyi şartlarda bulunduğunu bildirmek isteyebilirsiniz.
Çalışanla konuş
Müşterilerinize başvurma planınızı görüşmek üzere çalışanla görüşün. Çalışandan, kendileriyle olan ilişkilerine, geçmişleri ve ihtiyaçları ile ilgili bilgileri ve potansiyel kaygılarıyla ilgili düşüncelerine dayanarak, belirli müşterilerle iletişim kurma konusunda ipuçları isteyin. Çalışana, ayrılma nedeninin iletişim kurulmasını istediğini veya bunu mektuptan çıkarmanız gerekip gerekmediğini sorun. Bir çalışandan kötü koşullarda ayrılsanız bile, hiçbiriniz köprüleri yakmamalı ve pazardaki kimsenin itibarına zarar vermemelisiniz.
Alıcılara Karar Verin
Mektubu alıcıların bir listesini yazın, böylece içeriğini her birine göre ayarlayabilirsiniz. Her müşteriyi, müşterinin adının yanına yazdığınız nedenleri belgeleyin ve bu müşterinin mektubuna eklemek veya atlamak istediğiniz herhangi bir belirli içerik hakkında notlar alın.
İlk Taslağı Yaz
Mektubun ilk taslağını yazıp müşteriye ismiyle hitap edin. “XYZ Co., eğitimli, profesyonel kadromuzla mükemmel müşteri hizmeti sunma yeteneğimizden her zaman gurur duymuştur” gibi bir güvence sunarak başlayın. Ardından, çalışanınızın ayrıldığını ve neden varsa bu bilgiyi eklemeye karar verdi. Müşterinin sahip olabileceği endişeleri giderin ve onlara nasıl hitap edeceğinizi söyleyin. Müşterinin yeni kişisini ve onun iletişim bilgilerini tanıtın ve geçerli geçiş tarihlerini eklediğinizden emin olun. Yeni temasın bu hafta kendini tanıtmak için arayacağı gerçeği gibi, göze çarpmak istediğiniz önemli herhangi bir bilgiyi gösteren bir dipnot ekleyin. Müşteriyle ilgili herhangi bir sorunuz olursa, sizinle kişisel olarak iletişim kurması için müşteriye bir davetiye gönderin.
Mektubu Sonlandır
Kilit yöneticilerinizin ve her müşterinizin yeni kişisinin giriş talep etmek için oluşturduğunuz farklı harflerin taslağını incelemesini isteyin. Müşteri mektubunuzun ilk taslağına girdi aldıktan sonra, son kopyaları oluşturun. Uygun personelin imzalanıp dağıtılmadan önce son taslağı görmesine izin verin.
