Tüketicilerin sadakati için rekabet, şirketlerin müşterilerin ihtiyaçlarını makul bir şekilde karşılamaları için ellerinden geleni yapmalarını sağlar. Hizmet önceliklerini takip etmek için, birçok şirket bir müşteri hizmetleri sözleşmesi, müşteri hizmetleri hedeflerini ve süreçlerini anlatan bir belge kabul eder. Bir müşteri hizmetleri sözleşmesi yazmak çok fazla zaman veya para gerektirmez.
Ne yaptığınızı veya hangi ürün ve hizmetleri sunduğunuzu açıklayan, işletmeniz hakkında genel bir genel bakış ifadesi geliştirin. Örneğin, bir kuyumculuk şirketine sahipseniz, genel bakışınız “XYZ Şirketi, orijinal değerli taşlardan yapılmış el yapımı kuyumculuk yapan bir esnaf işidir” olabilir.
Müşteri hizmetleri hedeflerinizi yazın. Örneğin, bir grafik tasarım firmasına sahipseniz, hedefleriniz üç zamandan az revizyonla belirtilen zaman dilimi içinde siparişleri tamamlamak olabilir. Bir spor ayakkabı mağazası işletiyorsanız, müşteri hizmetleri hedefleriniz, her müşterinin spor için en uygun ayakkabıyı bulmasına yardımcı olabilir ve spor ayakkabılarıyla ilgili tüm sorularınızı cevaplayacak kadar bilgili olabilir.
Müşterinizin işinizle ilgili haklarını yazın. Örneğin, bir giyim mağazası, müşterilerinin nazik, zamanında yardım alma ve hızlı bir ödeme yapma hakkına sahip olduğunu düşünebilir.
Müşteri hizmet hedeflerinize ulaşmanızı ve müşterilerinizin haklarını gözlemlemenizi sağlamak için şirketinizin ne yapacağını anlatan tüzüğünüze bir bölüm ekleyin. Kıyafet mağazasına geri dönersek, tüm ekranları düzgün ve düzenli tutmaya, her müşteriyi gülümsemeyle karşılamaya ve düzenli olarak envanterinize yeni trendler getirmeye karar verebilirsiniz.
Tüzüğünüzde, haklarının onurlandırıldığını hissetmezlerse veya müşteri hizmetleri hedeflerinize ulaşılmazsa müşterilerin neler yapabileceğini unutmayın. Bu posta adresi, telefon numarası veya müşteri şikayet departmanına veya şirket yöneticisine gönderilen e-posta adresini içerebilir.
Müşteri hizmetleri kiralama belgesini şirketinizin web sitesinde, blogunda veya mağazanızda veya ofisinizde yayınlayın.
