Hızlı e-postalar ve telefon görüşmeleri birçok iş için yeterli olsa da, bir mektubun kalıcılığı ve profesyonelliği ile ilgilenilmesi gereken bazı şeyler vardır. Farklı durumlar farklı mektuplar gerektirir ve profesyonel bir mektup yazmaya ihtiyaç duyabileceğiniz çok farklı nedenler olsa da, bazı yaygın iş mektubu türlerini önceden tanımanız faydalı olabilir.
1. Sipariş Verme Mektupları
Adından da anlaşılacağı gibi, mal siparişini vermek için bir sipariş yerleştirme mektubu yazılır. Bu mektuplar çok yaygındır, ancak çok resmidirler ve çok kesin ve özel bir şekilde yazılmalıdır, bu yüzden bir mektup yazmadan önce bu mektuplar için bir şablon aramak yararlı olabilir.
2. Tanıtım Satış Mektupları
Ürünleri yeni bir müşteriye satmak istediğinizde, kendinizi tanıtmanız gerekir. Bu, her iki durumda da harika bir ilk izlenim bırakmak istediğinizden dolayı, bir partide kendinizi tanıştırma biçiminize çok benzer. Hedef müşterinize hangi ürünleri veya hizmetleri sunduğunuzu, bunların onlara nasıl yardımcı olabileceğini ve işinizi diğerlerinden farklı kılan özellikleri göstermek istersiniz.
3. Dairesel Mektup Duyuruları
Genelgelere çok geniş bir kitleye yayıldığı için bir döngü adı verilmiştir. Başka bir deyişle, çoğu mektup iki veya daha fazla taraf arasında özel yazışma olsa da, bir genelge bir kerede dev gruplara dağıtılmaktadır. Bunlar birçok okuyucu için tasarlandığından, hedef kitleniz için yazılmalıdır. Onları alan herkese hitap edecek kadar jenerik tutmayı da unutmayın.
4. Onay Mektupları
Bu mektuplar yalnızca şirketinize bir işletme belgesi veya paketi aldığınızı onaylamak için gönderilir. Esasen bir makbuz olarak çalışırlar ve ürün alındığı anda gönderilmelidirler.
5. Takip Mektupları
Birçok yazışmadan sonra takip mektupları gönderilebilir. Bir iş başvurusunda bulunan bir görüşmeden sonra bir takip gönderebilir. Bir satış temsilcisi, tanıtım mektubu gönderdikten sonra bir veya iki hafta gönderebilir. Her iki tarafın yaptığı anlaşmaları yinelemek için bir toplantıdan sonra gönderilebilirler. Temel olarak, bunlar basitçe alıcıya önceki bir iletişimi hatırlatmaya ve ilişkinin veya projenin bir sonraki adımında ilerlemeyi teşvik etmeye hizmet eder.
6. Müşteri Hizmetleri Özür Mektupları
İş dünyasında, bazen işler ters gidiyor. Şirketinizin suçu olup olmadığı ve önlenip önlenemeyeceği bir özür mektubu, yanlış bir müşteriyle olan ilişkiyi düzeltmede uzun bir yol kat edebilir. Bu mektuplar genellikle şirketin kendini yasal sorumluluğa maruz bırakmamasını sağlamak için hukuk departmanından geçer.
7. İlgi Mektupları
İlgi mektupları en çok iş arayanlar tarafından işverenlerin şirket ile bir konumda olduklarını bildiren iş ortakları tarafından kullanılmasına rağmen, şirketinizin başka bir şirket veya kar amacı gütmeyen kuruluşla belirli bir proje üzerinde çalışmak istediğini ifade etmek için de kullanılabilir.
8. Başsağlığı Mektupları
Bir çalışanın, rakibin, eşin veya bir başkasının mesleğinizdeki kaybına yas tutarsanız, başsağlığı mektubu yazmak kolay değildir, ancak ölümden en çok etkilenenlere dokunaklı bir jest olabilir.
9. Büro Memorandumları
Notlar çoğu zaman gayri resmi olsa da, bu dahili iletişim bir çalışandan diğerine iş mektupları gibidir. Kıyafet ilavesi ilavelerinden ciddi çalışan ihlallerine kadar hemen hemen her konuda notlar yazılabilir.
10. Takdir Mektubu
Her ne kadar yukarıda ve öteye giden bir çalışanı takdir etmek her zaman güzel olsa da, bunlar ne kadar sık satılsalar, onları alanlara ne kadar az gelirse o kadar dikkat çekecek eylemler için ayrılmalıdır.
