Bir bölüm bütçesi geliştirmek, süreç ve söz konusu bölümün tam olarak anlaşılmasını gerektirir. Gelecek mali yıla ilişkin bir departman bütçesini harcama planı olarak düşünün. Ön belgeleri hazırlarken, gelir ve giderlerle ilgili değişkenlerdeki faktör, öngörülen gelir rakamlarının gerçekleşmemesi durumunda bir yastığa izin verir. Sağlam, uygulanabilir bir bütçe ancak son ürünün mimarlarının girdiği rakamlar kadar iyidir.
Gelecek mali yıl için makul hedefler belirleyin. Ön rakamlar, bölümün yakın geleceği için beklentileri içermelidir. Bu ilk hesaplamalar iyimser tarafta sınır oluşturma eğilimindeyken, rakam tahmini ile gerçekçi kalmak için çaba gösterin. Bütçelerin, yıl boyunca ince ayar gerektiren, devam eden bir çalışma olduğunu unutmayın, bu nedenle uzun vadede makul beklentiler sunmak daha iyidir.
Giriş arayın. Daimi rakamlar vermeden önce, özellikle ofisin günlük operasyonunu en iyi tanıyanlar, departmanın diğer üyelerine danışın. Çalışanları bütçeleme sürecinin önemli bir unsuru haline getirin. Ne de olsa, herhangi bir iş ortamında ön saflarda yer alırlar ve genel olarak neyin işe yarayıp yaramadığına dair olağanüstü bir içgörüye sahiptirler.
Akışı analiz et. Gerçekçi gelir beklentileri, önceki bütçelerin analizini gerektirir. Ön rakamları girmeden önce, bir önceki yıla ait aydan aya, çeyrekten çeyreğe ve yıldan yıla rakamları karşılaştırın. Geçen yılki rakamlarla bağlantılı istisnai bir durum varsa, iki yıl geriye gidin. Gelirleri etkileyen eğilimleri araştırın. İşletme doğada perakende satış yapıyorsa tatil harcamalarını düşünün. Firma gelir vergisi beyannamesi ile ilgileniyorsa önceki yılın ilk çeyreğine bakın. İşletmenin uzmanlık alanı ne olursa olsun, gelen nakit akışını artıran veya tahrip eden işletmeye özgü faktörleri göz önünde bulundurun. Bu bilgilerin bir araya getirilmesi bütçeleme nakit akışını çok daha basit bir işlem haline getirir.
Çıkışı analiz et. Beklenmeyen harcamalar herhangi bir bütçeyi baltalayabilir. Bütçe kırıcıları minimumda tutmak için eğilimleri belirlemek üzere önceki bütçelere yakından bakın. Personeli düşünün. Emekli olan var mı? İşten çıkarmalar bir olasılık mıdır? Eğer işe alım öngörülürse, yeni bir çalışanla ilgili eğitim ve diğer maliyetler ne durumda? Giderleri hesaplarken ekipmanın yaşını dikkate alın. Gelecek bütçe döneminde bilgisayarların veya yazıcıların veya fotokopi makinelerinin yükseltilmesi gerekip gerekmediğini sorun. Öyleyse, son ürünü incelemeye göndermeden önce firma değiştirme masrafları hakkında kesin tahminler alın. Eğer stok envanter departmanı bütçesinin bir parçası ise, sadece stok maliyetini değil, aynı zamanda onu barındıracak metrekare başına maliyeti ve ürünü yönetmek için gereken personel ve ekipmanı düşünün. Kısacası, son ürünü tüm yıl boyunca işe yarayan bir ürün haline getirmek için her ayrıntıyı analiz edin.
Bütçeyi hazırla. Nihai bütçenin hazırlanmasında son bir adım olarak, diğer bölümlerin yöneticilerine danışın. Onların girdileri, bölümünüzün bütçesi için sonuçlara yol açabilir. İleriye bakmak, herhangi bir bütçenin temel amacıdır. Departman bütçesini hazırlamak, tamamlanması için gerekli zemin hazırlığı önceden yapılmışsa basit bir görev haline gelir. Ayrıca bir bütçenin, şirketin hedefleri ile tutarlı ve ihtiyaç olması halinde kolayca düzeltilebilen makul bir belge olduğunu unutmayın.
