Dijital dünya iletişimi tartışmasız olarak hem bireyler hem de şirketler için belirlenen en önemli beceri haline getirmiştir. İletişim bir şirketin içinde kaldığında, genellikle diğer işyeri dinamikleri- nin bu aşağı doğru olan spirali ne zaman izleyeceği konusunda bir tahmin yapar. İletişimi yönetmek için, kişi resmi ve gayri resmi iletişim arasındaki ve her birinin en iyi şekilde uygulandığı zamandaki temel farkları anlamalıdır. İletişim akışkan ve açık olduğunda, genellikle verimlilik artışı, daha iyi ilişkiler ve daha fazla moral ortaya çıkar.
Kurumsal İletişim Nedir?
Resmi ve gayri resmi iletişim yöntemlerinin karmaşıklığına girmeden önce, kurumsal iletişimi neyin temel alacağı konusunda temel bir fikir sahibi olmak iyidir.
Kurumsal iletişim hem iç hem de dış olabilir. Bazen, çalışanları marka imajı konusunda eğitmek ve tüm çabalarıyla markayı nasıl sürdürmek ve yansıtmakla ilgili olabilir. İletişim, paydaş ilişkileri kurmak için kullanılır. Her şey yanlara gittiğinde, hasarın kontrol altına alındığı ya da kötüleştirildiği mesajlaşma yoluyla gerçekleşir. İletişim pazarlama, halkla ilişkiler ve dış marka bilincini tanımlar. Mesajlaşma ve iletişimde kurumların nereye gittikleri ve hangi projelerin borudan aşağıya ineceği için çerçeveler oluşturuyorlar.
Kısacası, kurumsal iletişim, modern işin hemen hemen her yönünün arkasındadır. İletişimde üstün olmak, hem çalışanların hem de yönetimin kariyerlerini daha yüksek seviyelere taşıyabileceği kilit bir yoldur.
Resmi ve Resmi Olmayan İletişim Yöntemleri Nedir?
Birinin bilinen bir şey yapmayı seçtiği herhangi bir yöntem bir iletişim yöntemidir ve çeşitliliği çok fazladır. Bazıları:
- Su soğutucusu etrafında konuşuyor.
- Şirket çapında veya kişiden kişiye e-posta göndermek.
- Kurumsal forumlara gönderme.
- Kurumsal bir bültende paylaşma.
- Öğle yemeği bülteninin ilan panosuna bir broşür vermek.
- Eşler arası sohbet mesajlaşma.
- Bir şirketteki grup veya takım sohbetleri Slack grup veya Basecamp kurulu.
- Kurumsal bir yuvarlak masayı ele almak.
- Şirket pikniğinde konuşma yapmak.
- Her türlü mesajlaşma, sosyal medya ve hatta videolar.
- Bir paydaş raporunun yayınlanması.
Bu yöntemlerin hiçbiri iletişim için etkili değildir. Hepsi kelimeyi söyler. Asıl soru, bu mesaj için uygun bir yöntem mi? Daha da önemlisi, uygunsuz mu?
Bazı bölgelerde saatlerce mesaj atmak yasalara veya bir çalışanın sözleşmeli şartlarına aykırı olabilir. Facebook'ta arkadaşlık etmek, bir mesai saati dışında dizginsiz kayıt dışılığa yol açabileceğinden bir süpervizör veya yönetici için uygun olmayabilir. Bölgeden bölgeye ve şirketten şirkete bugünün iletişim dizisi, hem yöneticiler hem de çalışanlar tarafından kabul edilmesi ve anlaşılması gereken çeşitli ikilemler ve düşünceler sunar.
İnformal İletişim Yöntemlerinden Örnekler
Gayri resmi iletişim, şirket emir komuta zincirini takip etmeyen veya şirket içinde kurulan en iyi uygulamalara uymayan herhangi bir iletişim yöntemidir. Dedikodu, söylentiler, rahat sohbet, mola zamanı şaka ve ötesinde içerebilir. E-postalarda, metinler aracılığıyla, grup mesajlaşma uygulamalarında, el yazısıyla yazılmış notlarda, Raporlara eklenmiş olarak, telefon görüşmelerinde ve hatta ekip bloglarında olur. Genellikle, eşler arası olarak kabul edilir, bu farklı yetki düzeylerindeki kişilerle nadiren meydana geldiği anlamına gelir.
Genel olarak, impetuous, plansız, geçici ve doğrulanmamış olabilir. Genellikle son söz olarak alınmadığı ve genellikle kayıt dışı kalması bekleniyor.
Belki de bir çalışan raslantı, “Satış raporlarını gördüm ve bunun iş güvenliğimiz için kötü bir şey ifade ettiğini düşünüyorum” diyor. Bu, hiçbir şekilde şirketin temel çizgisini temsil etmeyen resmi olmayan bir iletişim. Satışlar, iflas ilan eden büyük bir müşteriden, eski ürünü eski haline getirebilecek yeni bir lansman için artan ürün geliştirme sürecine kadar birçok nedenden ötürü düşebilir. Herkesin müjde gibi saygısız bir yorumda bulunması, takım moralini tehlikeye sokabilir. Çalışanların geçici gözlemleri bir kişiden “gayrı resmi iletişim” olarak görmesi, takıma zarar verebileceği için önemlidir.
Başka bir çalışanın, herkesin saatlerce içki içmeye davet eden şirket çapında bir metni gönderdiğini söyleyin. Bu kurumsal bir hesapta olmuş olabilir ve çalışanları da içerebilir, ancak gayrı resmi ve izinsiz bir ofis toplantısıdır. Ve bunlar harika ekip oluşturucular ve teşvik edilmeli, ancak şirketin bu tür etkinliklerin nasıl organize edileceğine dair politikaları olmalı - örneğin şirket e-posta hesapları aracılığıyla değil.
Gayri resmi iletişim aynı zamanda esintiyi çekmek için her türlü olabilir. Çalışanları hafta sonları hakkında konuşuyor veya Joyce'un bebeği olduğu haberi yayılıyor. Futbol havuzları, hava durumu hakkında sohbet etmek, otoparkı tutmak veya yeni mahallenin ürün sürümleri hakkında yüksek sesle merak etmek - hepsi gayri resmi.
İşyeri iletişimi gayri resmi olduğunda, çoğu zaman gizliliği korumaya veya gizlilik beklentisine gerek yoktur.
Resmi İletişim Yöntemlerinden Örnekler
İşyerinde resmi olarak iletişim kurarken, genellikle yönlendirici bir husus vardır. Yukarıdan aşağıya, aşağıdan yukarıya, yatay veya yataydır. Bölümleri ve yerleşik uygulamaları içerir. Resmi iletişim genellikle zamanından önce düşünülür - bu, belirli çalışanlar, belirli departmanlar ve hatta şirket veya bir bütün olarak hissedarları için düşünülmüş ve planlanmış bir mesajdır.
Aynı zamanda, e-postalarda veya telefon görüşmelerinde ortaya çıkabilir. Ancak resmi iletişim için en önemli kriter “uygun kanallar” iletişimi olarak görülmesidir.
Örneğin, şirket pirinci, fazla mesai neden faturalandırılamadığını ve belirli bir süre için tazmin edilmeyeceğini açıklayan, resmi olarak yazılı eki olan bir e-posta gönderdiğinde olabilir. Bu tür bir mektup, şirketi, mektubu yanlış anlayan ve onaylanmamış fazla mesai için faturalandırma girişiminde bulunan herkesi koruyacak şekilde yönetimi, muhasebe ve hatta hukuk departmanını bile içerecektir. Muhtemelen, her alıcının söz konusu tebliği açtığını ve okuduğunu gösteren bir e-posta üzerinde “bir makbuz” bulunacaktır.
Paydaşlar için hisse senedi raporu resmi bir iletişimdir. Yazılı bir rapor bulunduğunda, bir yöneticiyle yapılan çalışan incelemesi resmi bir iletişim olarak kabul edilebilir. Bir projeyi açıklamak ve şirket bulutuyla erişilebilir bir proje için yönetim tarafından oluşturulan bir video resmi, oysa resmi bir sohbet gayri resmidir. Bir kurumsal blog yazısı, yalnızca bir şirketin ekibine değil, aynı zamanda mevcut ve gelecekteki müşterilerine de yeni ürünler veya hizmetler hakkında haber vermenin resmi bir yoludur. Bir proje hakkında kötü haberler çıktığında ve halkla ilişkiler departmanı yangınları söndürdüğünde, bu dış resmi iletişimdir.
Tüm bu iletişim yöntemlerinin ortak bir yanı ortaktır - hiçbiri kendiliğinden değildir. Hepsinin iyi dilbilgisi, özlü dil, endüstri terimleri, şirket terimleri ve hatta muhtemelen şirket markalarını içermesi muhtemeldir.
Neden Resmi ve Resmi Olmayan İletişim Yöntemlerine İhtiyacınız Var?
İletişim hayatımızda olanları çok etkiler. Korkuları giderir; ilham verir ve eğitir. İlişkiler kurar ve onları ayırabilir.
İyi iletişim kuramayan şirketler genellikle çok çeşitli problemlerle karşılaşırlar. Çalışanların hangi eylemleri yapması veya nasıl davranması gerektiği konusunda kafasını karıştırabilir. Departmanlar arasında çatışmalar olabilir. Hatalar olur. Öfke parlayabilir. Sonuçlar verimsizliklerden yasal sorunlara kadar her şey olabilir.
İyi iletişim ile - hem gayrı resmi hem de resmi - kurumsal kültür, daha güçlü, daha sağlıklı ve daha üretken olma eğilimindedir. Çalışanlar hem birbirleriyle hem de yönetimle iletişim kurma araçlarına sahip olduklarını düşündüklerinde, genellikle rollerini ve amaçlarını daha iyi anlarlar.
Yönetim, çalışanlarla iletişim kurmak için geniş bir cadde yelpazesine sahip olduğunda, daha iyi ilişkiler oluşturur, daha fazla sadakat sağlar ve genel olarak verimliliğin artmasına yol açabilir.
İletişim yalnızca resmi olmayan veya resmi olarak gerçekleşirse, çatışmalar yaratır.
Karışık veya Yanlış Yönetilen İletişim Örnekleri
Belki de yönetim ekibi ile asla karışmaz. Belki de satış müdürü Peter, John’un cesur yüzü sayesinde John’un son zamanlarda düzenli olarak kendilerini hasta hissettiğini bilmiyor. Sonuç olarak, Peter takımın gergin olduğunu anlamıyor, çünkü John çok mücadele ediyor. John, Peter'a kanser teşhisi konduğunu bildirdiğinde, bu bir şoktur, çünkü Peter, su soğutucusu etrafında sohbete asla değer vermedi ve gayri resmi e-posta voleybolunu reddetti. Peter, gayrı resmi bir düzeyde çok uzak olduğu için, satış departmanı onu rahatsız ediyor ve John’un kanser teşhisinin John’un iş güvenliği ve yaklaşan iş yükleri için ne anlama geldiğinden korkuyorlar.
İyi yöneticiler, gayrı resmi iletişimin, sadece kendi taraflarında değil, aynı zamanda resepsiyonistten alacaklı hesaplara kadar tüm şirket için moral oluşturucu bir blok olarak ilişkileri daha da güçlendirdiğini biliyor.
Diğer taraftan, eğer iletişim ancak enformel olursa, çalışanların kafasını karıştırabilir ve hayal kırıklığına uğratabilir. Her şirket politikası yalnızca kendiliğinden, gerici e-posta patlamaları yoluyla yayınlanır ve resmi olarak iyi düşünülmüş bir yanlış olarak asla yayınlanmazsa, hedeflerin sürekli hareket ediyor gibi hissedebilir. Bu gerçekten bir politika mı, yoksa yönetimin içinde bulunduğu başka bir ruh hali mi?
Belki de, Mayıs ayında, ürün geliştirme sorumlusu, şirkete rasgele yazılmış bir e-posta göndererek “Ekip, muhasebe yazılımımızı müşterilerimiz için kullanımını kolaylaştıracak yeni bir arabirim üzerinde çok çalışıyor. Bir isim veya çıkış tarihi konusunda emin değilim, ama kesinlikle işlerinde. ”
Ardından, Temmuz ayında, “Arayüzlerde çizim tahtasına geri döndük. Hedef, daha az müşteri hizmeti aramasıyla sonuçlanan işlevselliğin arttırılması. ”
Ancak, arayüz yeniden tasarımlarıyla ilgili herhangi bir konuda resmi bir tebliğ olmamıştır. Müşteriler soruyorsa çalışanlar arayüz sorunları hakkında ne söylemeli veya ne yapmalıdır? Bu durumda, şirketin bir araya getirilmesi ve geliştirme ekibinin tam olarak neye çalıştığını söyleyerek resmi bir iletişim kurması zorunludur, çünkü bu, şirketin bütçelemeden pazarlamaya kadar her düzeyi için kritik bir bilgidir ve departmanlar daha sonra bir plan geliştirebilir. yaklaşan arayüzler üzerinde eylem.
Çalışanlara Resmi ve Enformel İletişim Yöntemleri Nasıl Öğretilir?
İletişim söz konusu olduğunda, her zamankinden daha fazla risk altında. Politikalar şirket ortamlarında ve bunları ortaya koyarken resmi olan kritik öneme sahiptir. Gerektiğinde verilen açıklamalarla birlikte yazılı yönergeler gereklidir. Belki de bir toplantıdaki personele hitap ederek veya tartışma için Slack kanalına izin vererek netlik kazanabilir, ancak belirsizlik olmaması önemlidir.
Çalışanlardan, emin olmadıklarında soru sormaya ve soru sormaya davet edin. Cevapları bir kağıt izi kullanmak istiyorlarsa, bir e-posta veya başka bir yazılı iletişim göndermenin uygun olduğunu söyleyin. Böyle bir kağıt izi şirketi de koruyor.
Politikalar, firmanın dedikodu gibi şeylerde nerede durduğunu - zararlı ve verimsiz olabileceğini, tüm çalışanların hem işyerinde hem de dışındaki konularda hem saygı hem de mahremiyeti hak ettiğini göstermelidir. Politikalar ayrıca, insanların sosyal medyayı özel kişiler olarak kullanma özgürlüğüne sahipken, iş ürünlerini paylaşmamaları veya sosyal kanallarında şirket sorunları hakkında konuşmamaları gerektiğini açıklığa kavuşturmalıdır.
Yönergeler ayrıca, e-postaları iş içinde gayrı resmi olarak kullanmanın uygun olup olmadığını veya bu tür tebliğlerin mesajlaşma uygulamalarıyla ve benzeriyle sınırlı olup olmadığını netleştirebilir. Saatlerce mesaj atma ya da e-posta gönderme kurallarının olup olmadığını ve çalışanların bu saha dışını izlemesi beklenip istenmediğini belirlemelidirler.
Bu aynı zamanda flört ve tacizle ilgili politikaların, her zaman şirket kurallarına uymayan gayrı resmi iletişimler oldukları için tekrarlanmaları gerektiği yerdir.
Sonuçta, şirket içi iletişim hakkında yazılı bir el kitabı, kurumsal iletişim kültürünü oluşturmanın en iyi yoludur. Unutmayın, gayri resmi iletişim, herhangi bir işyerinin değerli, moral oluşturucu bir parçasıdır ve zaman zaman gelişmesine izin verilmelidir. Kesin olarak, hiç durmazsa elden çıkabilir, bu nedenle şirketin ne zaman uygun olacağı ve neyin gayrı resmi olarak tartışılmasının uygun olduğu konusunda rehberlik etmesi gerekir. Cinsel fetihler, hayır, ama kabinde harika bir hafta sonu, sorun değil.
Sonunda, olumlu, açık iletişimsel bir çalışma ortamı yaratarak, şirketinizin işyerinde daha sadık ve değerli hisseden çalışanlarla daha az stresli, daha üretken bir ortamdan hoşlandığını göreceksiniz.
