Resepsiyon, müşteriler, satıcılar ve tedarikçiler için ilk şirket imajını sunar. Resepsiyon görevlisiniz masanın düzenli kalmasını sağlamalıdır. Bir sonraki siparişe kadar yetecek kadar ofis malzemesi bulundurun. Ofis malzemeleri indirim mağazalarından veya ofis malzemeleri mağazalarından satın alın veya çevrimiçi mağazalardan malzeme sipariş edin.
İşletme Zarfları
Resepsiyon görevlileri, müşteri beyannameleri, faturalar veya yazışmalar göndermek için iş zarflarını kullanır. Resepsiyonistinizin farklı şekil ve tarzlarda zarflara sahip olduğundan emin olun. Şirket departmanları arasında kağıtla ilgili transferler için iç zarfları saklayın. Resepsiyonun üstüne bazı zarflar yerleştirin.
Masaüstü Kartvizitlik
Masaüstü bir kartvizit sahibini resepsiyon masasında tutun. Müşteriler, tedarikçiler ve satıcılar ekstra kart alabilir. Kart sahibini şirketinizin imajıyla eşleştirin. Örneğin, bir doktor ofisi kahverengi gibi nötr renkler seçebilir; ancak bir grafik tasarımcı neon yeşili veya pembe kullanabilir. Resepsiyonistinize, düşük olduğunda kart sahibini yenileyin.
Randevu defteri
Resepsiyonistlerin takvim tarihlerini gösteren ve not alma alanı sağlayan bir randevu defteri olması gerekir. Güvenlik ve gizlilik için randevu defterlerini bir iş vardiyası sonunda saklayın. Ofis malzemeleri satan mağazalarda randevu defterleri bulun.
kâğıt
Resepsiyon görevliniz, görevlerini yerine getirirken kağıt kullanır. Amaçlar fotokopi çekmeyi, yazışmaları postalamayı ve faks göndermeyi içerir. Masada saklanmış kağıtları düzenli bir şekilde saklayın. İşletmeniz geri dönüştürülmüş kağıtla tasarruf sağlayabilir. Sarf malzemeleri azaldıkça kağıt siparişi vermek için ana liste kullanın.
Tükenmez kalemler ve kurşun kalemler
Resepsiyonistiniz kalem gibi yazı gereçleri kullanır. Resepsiyon görevlileri teslimatları imzalar ve zarfları gönderir. Bir dizi kırmızı, siyah ve mavi kalem seçin. Resepsiyonda düzenli olması için bir kalemlik bulundurun. Bazı müşteriler veya ziyaretçilerin kalem kullanması gerekebilir. Kullanımları için masaya iki veya üç tane yerleştirin. Yatırımınızı korumak ve müşterilerin yanlışlıkla kalem almamalarını sağlamak için kablolu kalemleri düşünün.
Makas
Resepsiyon görevlisi kâğıt kesmek ve paketleri açmak için makas kullanıyor. Bir çift gümüş makas alın ve resepsiyon masasında tutun. Resepsiyoncunuzun yedek bir makas çifti olduğundan emin olun. Ofis malzemeleri satan mağazalarda makas bulun veya çevrimiçi sipariş verin.
