Proje planı, proje yöneticileri tarafından belirli bir projenin hedeflerini, stratejilerini, eylemlerini, kaynaklarını ve görevlerini tanımlamak için kullanılan bir belgedir. Planlama süreci, proje için vizyon ve stratejiyi belirledikten sonra tamamlanır. Tamamlandıktan sonra, planın belirli bileşenlerinin açıklamaları, ekibin performansı ve maliyet hedeflerini yerine getirirken projeyi zamanlama içinde tamamlamasını sağlamalıdır. Proje planlaması için bir format oluşturulduktan sonra, gelecekteki planlama dokümanları için bir örnek olarak kullanılabilir.
Projenin kapsamını tanımlayın. Zaman ve maliyetle ilgili kısa bir açıklama da dahil olmak üzere, projenin ve hedeflerinin kısa bir tanımını yapınız.
Bir iş dökümü yapısı oluşturun. Planın bu kısmı projeyi yönetilebilir bölümlere ayırır ve belirli öğelerin atanmasını ve kontrolünü sağlar.
Bir proje takvimi geliştirin. Tamamlanması için kilit kilometre taşlarını ve ayrıntıları tanımlayın. Ardından, planlanan kalemlere dayanarak, projenin süresi boyunca maliyetin yanı sıra, projenin her bir özel aşamasının maliyetini tahmin etmek için bir bütçe oluşturun.
Potansiyel risklerin bir incelemesini ve ekibin her bir riski nasıl ele almayı planladığını içeren bir risk analizi yapın. Proje planının bu bölümünü tamamlamak, ön plana çıkan riskleri beraberinde getirir ve ekip üyelerinin riskleri daha proaktif bir şekilde yönetmelerini sağlar.
Dış kaynak kullanımı için planlar belirleyin. Projenin herhangi bir kısmı için dış kaynak kullanımı planlanıyorsa, bir arayüz planı, bir iş yetkilendirme planı ve bir satın alma planı geliştirmek yararlı olacaktır. Arayüz planı projede dış bağlantıların nasıl kullanılacağını detaylandırırken, iş yetkilendirme planı görevlerin onaylanması, bırakılması ve tamamlanması için süreci detaylandırıyor. Satın alma planı özellikle mal ve hizmetlerle ve bunların proje kapsamında kullanımının ne zaman talep edileceği ve uygulanacağı konusundaki ayrıntılarla ilgilidir.
İletişim ve proaktif planlama planları da dahil olmak üzere her bir grubun veya ekibin üyelerinin nasıl yönetileceğini tanımlamak için bir paydaş yönetimi planı yazın. Bireysel ekip üyeleri veya paydaş planını yerine getirmek için gereken beceriler ayrı bir insan kaynakları listesinde detaylandırılmalıdır.
İpuçları
-
Proje planları, tamamlanacak işin kapsamına göre genişletilebilir veya en aza indirilebilir. Projenin büyüklüğünden bağımsız olarak, herkes hedefleri, zamanlamaları ve maliyetleri içeren temel kalemlere sahip olmalıdır.
