Eğer işiniz yöneticilere periyodik brifingler veya bölümünüzün fonksiyonlarında üst düzey liderlik gerektiriyorsa, bu görevi çeyreklere veya üç aylık bölümlere ayırabilirsiniz. Birçok kuruluş, muhasebe ve finans işlemleri için üç aylık zaman dilimlerini kullanır, bu nedenle bu zaman çerçevesine uyan bir brifing almaları gerekir. Üç aylık raporda bir yönetici özeti ve bu süreçte elde edilen iş ilerlemesi, önemli noktalar, zorluklar ve hedefler hakkında bilgiler bulunmalıdır. Raporunuzu, çeyrek boyunca gerçekleşen gerçek olaylar aracılığıyla hayata geçirebilecek anekdotsal referanslar bile ekleyebilirsiniz.
Önceki Üç Aylık Raporları İnceleyin
Yazdığınız ilk üç aylık rapor buysa, önceki raporları gözden geçirin - üç ayda bir veya yıllık raporları. Üç aylık bu rapora aktarmak istediğiniz yıl sonu bilgisi olabilir. Ayrıca, üç aylık raporunuz için tercih edilen bir biçim olabilir. Ek ve alakalı bilgiler ekleyecekseniz sorun değil; ancak, aksi belirtilmediği sürece aynı formata yapıştırın. Önceki raporlardan zaten bir şablonunuz yoksa, bir tane oluşturun, bu nedenle önümüzdeki çeyrek dönemde bu adımı yeniden oluşturmazsınız.
Bilgi Kaynaklarınızı Belirleyin
Üç aylık rapor yalnızca sizin görüşünüz dahilinde değilse, başka kaynaklardan veya bölümlerden gelen bilgilere ihtiyaç duyacağınız muhtemeldir. Örneğin, raporunuz finansal veri gerektiriyorsa, muhasebe veya finans bölümüne gidin ve bu çeyrek için ihtiyacınız olan verileri isteyin. Bir önceki çeyrek için mevcut veriler varsa, iki çeyrek arasında karşılaştırma yapmak isteyip istemediğiniz de sorun.
Raporlama için İş Konularını Gözden Geçirme
Üç aylık raporunuzda gözden geçirdiğiniz işletme konuları hakkında bilgi toplayın. Örneğin, eğer bir danışmanlık firması proje yöneticisi iseniz ve raporun amacı birkaç farklı anlaşma için liderlik ekibini ilerletmek üzere güncellemek ise, her müşterinin adını ve ardından katılım türünü aşağıdaki gibi alt konular olarak listelemeyi düşünün:
- Müşteri Adı, sözleşme türü; ör. Yönetici Koçluğu
- Müşteri Adı, sözleşme türü; örneğin, Takım Geliştirme Atölyesi
- Müşteri Adı, sözleşme türü; örneğin, Kurumsal Değerlendirme
Her alt konu için, her birine atanan personel de dahil olmak üzere sözleşmenin kısa bir tanımını yapınız. Proje yöneticisi iseniz, adınızı ve bu süre içinde iletişim kurduğunuz müşterinin adını ve proje yöneticisi olarak faaliyetlerinizin açıklamasını ekleyin. Görevlendirilen her bir danışmanın çalıştığı saat sayısı ve görevlerin hedefleri, amaçları ve başarıları gibi sözleşmedeki diğer faaliyetleri tanımlayın. Örneğin, yazabilirsin
"ABC Danışmanı John Doe, 1 Şubat 2019 tarihli bir atölye çalışması için ekip geliştirme etkinlikleri oluşturdu. Çalıştayın amacı, 1 Aralık 2018 tarihinde yapılan örgütsel değerlendirmeden elde edilen sonuçları gözden geçirmek ve ekip üyelerini örgütsel misyona geri götürecek faaliyetleri kolaylaştırmaktır. "
Üç aylık raporunuzun uzunluğuna ve biçimine bağlı olarak, ne kadar ayrıntı vermeniz gerektiğinin hakimi sizsiniz. Bu bölüm, raporunuzun anlatı bileşenini oluşturur.
E-Tablolar Faydalıdır
Üç aylık raporunuz için finansal bir resim sunarken yararlı olmasının yanı sıra, elektronik tablolar, sonuçta endişe duyan okuyucular tarafından takdir edilir. Anlatım raporunuza birden fazla sayfa eklemeniz gerekmez, ancak üç aylık faaliyetlerin nicel bir tasviri okuyucularınıza bölgenizdeki iş ilerlemesinin bir görüntüsünü verir. Aynı örneği kullanarak, birkaç sözleşmeyi rapor ediyorsanız, elektronik tablonuz başlangıç bütçesini, yanık analizini, bugüne kadarki maliyetleri ve hem dolar hem de yüzde olarak tamamlanması için öngörülen bütçeyi yansıtabilir.
Giriş ve Sonuç Yazma
Raporunuz için tüm bilgileri topladıktan ve bir taslak hazırladıktan sonra, tanıtımınızı ve sonucunuzu yazın. Giriş, raporunuz, bilgi kaynaklarınız, departman veya projeler ve izleyici için süreyi içermelidir. Raporunuz uzun veya karmaşıksa, tek sayfalık bir özette en alakalı bilgileri içeren bir yönetici özeti yazın. Sonuç, çeyrek dönem boyunca öne çıkan olayları yeniden ifade etmeli ve çeyrek dönemde karşılaşılan önemli hususları ve bir sonraki çeyreğe ilişkin tahminleri kısaca açıklamalıdır.
