İlerleme raporları, üç aylık raporlara göre daha formüle dayalı bir tasarıma sahip olup açıkça görülmektedir. Sonuncusu, biçiminden işten işletmeye ve kurumdan kuruma değişiklik gösterir. Bununla birlikte, aşağıdaki temel kurallar her ikisi için de geçerlidir: Hedef kitlenize ve raporda ne beklediklerine dikkat edin ve yazınızı net ve özlü tutun; ciddi, saçma bir ton ve doğru, açık ve güvenilir bir stil ile.
İhtiyacınız olacak ürünler
-
Eklenecek veriler ve bilgiler
-
Microsoft Word gibi iyi bir kelime işlemci programı
Hem ilerleme hem de üç aylık raporlar için geleneksel not biçimini kullanın. Tarih, raporun gideceği kişinin adı ve konumu, adınız ve konumunuz ve net, özlü bir konu satırı ile başlayın. Örneğin, bir ilerleme raporunun konu satırı “Veri Entegrasyon Projesinde İlerleme” olabilir. Üç aylık bir raporun konu satırı genellikle daha az belirgindir ve “Üç Aylık 2010 İçin Üçüncü Çeyrek Raporu” gibi bir şey söyler. Üç aylık rapor aynı kişiye gitmek için birkaç kişiden biriyse, kişinin beklediği biçimi tam olarak bildiğinizden emin olun.Okuyucu gelen tüm verileri hızlıca sindirmek zorundadır ve her raporda aynı yerde belirli türde bilgi bulmayı bekler.
Bir ilerleme raporu için, “Veri entegrasyon projesi zamanlamaya uygun ve bütçe altında ilerliyor” gibi bir ilerleme özeti ile açın. Belirli bir şey arıyorsanız - başka bir çalışandan veya departmandan yardım, ek fonlar, vb. - Okuyucunun gözden kaçırmadığından emin olmak için derhal listeleyin. Üç aylık raporu, raporda yer alan bilgileri özetleyerek benzer şekilde açın.
İsterseniz, ayrıntıları hızlı bir şekilde özetleyerek ve amacını ve zaman çizelgesini açıklayarak, dilerseniz ilerlemenin özetine dahil edilebilecek projenin geçmişini ayrıntılandırın. Üç aylık rapor çerçevesinde, son rapordan bu yana kaydedilen ilerlemeyi dahil ederek hem iyiyi hem de kötüyü hesaba katabilirsiniz. Açık ve dürüst olmak istediğinizi unutmayın.
İlerleme raporunda tüm bitmiş işleri belirtin ve proje üzerinde çalışanların çalışkan olduğunu vurgulamak için eylem fiillerini kullanın. Ayrıca, projenin aşamaları tamamlandığında veya bir kısmı aktif hale geldiğinde, çevrimiçi olduğunda ya da amaç ne olursa olsun belirli tarihler de ekleyebilirsiniz. Üç aylık raporda bu noktada ve uygun formatta, kaydedilen ilerlemeyi detaylandırmaya başlayın. Çözülmesi gereken sorunları listeleyin.
Karşı karşıya kaldığınız tüm sorunların ilerleme raporunda, bunları çözme stratejileri ve sorunun neden devam etmekte olduğunun açıklanması için bir zaman çizelgesi hakkında ayrıntılı bilgi verin.
Gelecek zaman aralığında beklediğiniz başarıların yanı sıra, çalışma raporunu ilerleme raporunda düzenleyin. Raporu, projenin genel bir değerlendirmesi ve şimdiye dek elde edilenler ile tamamlayabilirsiniz. Üç aylık raporda, beklenen sonuçlar ve önemli faaliyetlerle birlikte yaklaşmakta olan fırsatları ve zorlukları tahmin edin. Belki yorum, geri bildirim ve fikirler için bir istek ile sona erer.
