Toplantılar, günün en verimli kısmı veya tam bir zaman kaybı olabilir. Her şey toplantının yapısına ve toplantıyı yürüten liderin becerisine bağlıdır. Bir toplantı düzenlemek sizin işiniz ise, en önemli hedeflerden biri gündemi oluşturmaktır. Toplantı için gündem maddelerinin düzgün bir şekilde etiketlenmesi esastır, çünkü bu gündem maddeleri toplantı için zil sesini belirler ve tartışmanın yoldan çekilmesine yardımcı olur.
Bir gündem maddesi, amacı toplantıdaki diğer katılımcılara bir arka plan sağlamaksa, "bilgilendirme" olarak etiketleyin. Örneğin, bir proje ekibinin bir üyesinin, başlangıçtaki bir başlangıç toplantısında önerilen yazılım değişikliklerinin kapsamını açıklaması gerekebilir. Bu tür toplantı gündemi maddesi bilgilendirme amaçlıdır. Katılımcıların bu madde üzerinde hemfikir olmalarına ya da katılmamalarına gerek yoktur; sadece bilgileri almaları gerekir.
Tartışma gerektiren ancak toplantıda çözülmesi beklenmeyen maddeler için danışma toplantısı gündemleri oluşturun. Danışma gündemi maddeleri, katılımcılara endişelerini paylaşma ve tartışılan konular hakkında fikirlerini bildirme şansı verir. Örneğin, önerilen bir bilgisayar donanımı yükseltmesi ile ilgili bir toplantı, söz konusu donanım çözümlerinin tartışılması da dahil olmak üzere çeşitli danışma gündemi maddeleri içerebilir. Proje lideri, önerilen her bir çözüme kısa bir genel bakış sunabilir, ardından kalan toplantı katılımcıları tarafından genel bir tartışma yapılabilir.
Bir toplantı gündem maddesi, amacı toplantı sırasında bir çözüme ulaşmak istiyorsa "sorun çözme" olarak etiketleyin. Bu etiket, planladığınız belirli bir toplantının hedefine dayanmaktadır. Bir gündem maddesi, bir toplantıda danışmanlık ve proje baştan sona çözülürken bir sonraki sorun çözme olarak etiketlenebilir. Örneğin, donanım seçimleriyle ilgili danışma gündem maddesi, katılımcılardan gerçekten bir donanım çözümü seçmeleri istendiğinde bir sonraki toplantıda problem çözmeye neden olabilir.
Amacı diğer toplantı katılımcılarından yardım istemekse, "yardım isteği" etiketli bir toplantı gündem maddesi oluşturun. Bu öğeler, bir sonraki toplantı için takip görevi görebilir, proje ekibinin her üyesi bir güncelleme sağlar ve ekibin geri kalanına projenin durumu hakkında bilgi verir.
