Bir toplantıda görüşülecek önemli hususları bildirmek için bir iş toplantısı gündemi kullanılır. Bu belge tüm katılımcıların toplantı konularına yeterince hazırlanmasını sağlar.
Bir iş toplantısı gündeminde bazı sorulara cevap verilmelidir: Tartışılacak konu nedir? Neden tartışılmalı? Tartışmaya kim katılacak? Bazı konulardan kim sorumlu? Toplantıda konu ne kadar tartışılacak?
İhtiyacınız olacak ürünler
-
Bilgisayar
-
Kelime işlem uygulaması
Başlık ve dosya adı olarak Meeting Agenda ile yeni bir belge oluşturun. Rahatlığınız için, dosya adınızı şu şekilde biçimlendirmek isteyebilirsiniz: Toplantı Gündemi_YYYY_MM_DD. Bu şekilde, klasörlerinize baktığınızda, belirli bir gündemi bulmak kolay olacaktır.
Toplantı tarihini, mekanı ve toplantıya katılan kişilerin adlarını girin. Bu bilgi, özellikle belirli bir konunun, projenin veya konunun ilerlemesini izlemede çok önemli olacaktır.
“İş Toplantısı Gündemi (toplantı tarihi)” başlıklı 5 sütunlu bir masa oluşturun.
İlk sütun başlığı olarak “Konu” yazın. Ardından görüşülecek her toplantı konusunu girin.
İkinci sütun başlığı olarak “Hedefler / Hedefler” yazın. Toplantı sırasında her konu için istenen sonucu çok kısaca belirtin.
Üçüncü sütun başlığı olarak “Team” yazın. Konuyu sunmaktan veya onun adına konuşmaktan sorumlu olacak kişileri not edin. Bir konunun ekip lideri varsa, bunu da not aldığınızdan emin olun.
Dördüncü sütun başlığı olarak “Strateji” yazın. Konuyu nasıl ele almayı planladığınızı listeleyin. Örnekler arasında fikir üretmek için “beyin fırtınası”, seçilen bir sonucu veya projeyi gözden geçirmek için “gözden geçirme”, bir karar verilmesi gerekirse “karar” veya genel bilgilerin paylaşılması gerekiyorsa “bilgi” yer alır.
Beşinci sütun başlığı olarak “Time” yazın. Her konunun tartışma için ayrılacağı dakika sayısını belirtin. Toplantı odasında fikirlerin iyi bir akışını sağlamak ve toplantınıza bir yapı sağlamak için bu gereklidir.
Her satırda bilinen tüm bilgileri girdikten sonra belgenizi kaydedin.
İpuçları
-
Bir masa, toplantıda tartışma konularını düzenlemenin yalnızca temel bir yoludur. Verilen işlerin tümü dahil olduğu sürece iş toplantısı gündeminizi farklı bir biçimde biçimlendirmekte özgürsünüz.
Seçtiğiniz konuları tartışmak için yeterli zaman ayırmak önemlidir, ancak çok fazla zaman değil, aksi halde tartışmalar devam eder. Sunum yapanlara, konularına ne kadar zaman ayıracaklarını sorun.
Toplantıya katılan herkesin önerilen toplantıdan en az bir gün önce gündemi aldığından emin olun. Bu, gerektiğinde gündemde herhangi bir revizyon hazırlamaya ve izin vermeye herkese zaman verecektir.
