Organize ve gelişmiş bir toplantı gündemi, tüm önemli konuların belirli bir toplantıda ele alınmasını sağlar. Anahat yapısı, toplantının yönünü yönlendirmeye yardımcı olur, böylece bir konudan diğerine atlamazsınız ve işinizi daha verimli bir şekilde yürütebilirsiniz. Toplantıdan hemen önce gündem taslağınızı başlatın, böylece birkaç taslak oluşturabilir ve toplantıdan önce ne bekleyeceklerini bildirmek için katılımcılara gönderebilirsiniz.
Toplantıda ele almanız gereken tüm konuları yazın. Mümkün olduğunca geniş bir başlangıç yapın. Örneğin, birkaç alt konu içerebilecek "Çizelgeleme" yi yazın. Gerekli tüm konu başlığının yazılı olduğundan emin olmak için önceki toplantılardan, e-postalardan ve bilgilerden gelen notları kullanın.
Diğer toplantı planlamacıları veya katılımcılarla iletişim kurun ve dikkat etmesi gereken herhangi bir konu olup olmadığını sorun. Onlara önerilen konular ve konular için son bir tarih verin, böylece herhangi bir takip araştırması veya yazışma yapmak için zaman ayırın, gerekirse onları ana hatlarına ekleyin.
Konularınızı düzenleyin. Daha büyük bir konunun altına yerleştirilebilecek konulara bakın. Olmazsa, her genel konuyu gözden geçirin ve bunu belirli gündem maddelerine ayırın. Örneğin, bir üretim toplantı gündeminde "zamanlama" başlığı altında "prova çatışmaları" ve "hatırlanacak tarihler" bulunabilir.
Ana konularınızı önem sırasına göre bir araya getirin. Örneğin, ne kadar önemli olduklarına, toplantı için ne kadar zamana ihtiyaç duymanız gerektiğine ve örneğin toplantının o bölümünü sunan kişi gibi erken ayrılmak zorunda kalanlar gibi özel hususlara dayanarak hangi konuların önce başlanması gerektiğine karar verin.
Ana konularınızı kalın ve daha büyük fontlarla yaklaşık 14 - 16 punto arasındaki dikey listeye yazın. Bir kez girinti veya sekme yapın ve her alt konu başlığını doğrudan ana konunun altına yerleştirin. Konuları ve alt konuları istediğiniz gibi numaralandırabilir veya harfleri yazabilirsiniz. Her alt konu başlığının altına ayrıntılı noktalar ekleyin.
Kurşun ve o öğeleri de girintilendirir, bu yüzden subtopikin altına otururlar. Çoğu yazılım programı, bir ana veya alt konu başının sonunda "Enter" ve "Tab" tuşuna bastığınızda otomatik olarak girintiyi, madde imini ve numarayı gösterir.
Toplantının adı ve tarihi, saat, yer, davetliler veya beklenen katılımcılar ile toplantı organizatörü için iletişim bilgileri de dahil olmak üzere gerekli tüm toplantı bilgilerini belgenin en üst merkezine yazın.
Varsa, her konunun sunumcunun adını ana veya alt konu başlığının yanına yazın. Her konuya ne kadar zaman verdiğinizi unutmayın. Ona yeterince zaman tanıdığından emin olmak için sunumcuyla görüş.
