“Kitapları Tutmak: Başarılı Küçük İşletmeler İçin Temel Kayıt ve Muhasebe, Yedinci Baskı”, Linda Pinson, bir şirketin satın aldığı mallar veya verilen hizmetler için alacaklılara borç vermiş olduğu borçlar olarak borçlu hesapları tanımlar. Muhasebe ekibinin veya özel hesaplar ödenebilir ekibinin listesi Özel hesaplar ödenebilir ekip, standart işlem prosedürleri kümelerini kullanır Bu prosedürler, satıcı ilişkilerini en üst düzeye çıkarırken genel gider maliyetini en aza indirir.
önem
Sahtekarlık, zimmete geçirme ve işlemdeki hatalar bir işi mahvedebilir. Bu riski azaltmak için kontrol prosedürleri uygulamak çok önemlidir. Bazı yaygın ve etkili kontroller şunları içerir: zimmete geçirme riskini azaltmak için görevlerin ayrılması; Zimmet, sahte faturalar ve hata riskini azaltmak için resmi satın alma fonksiyonları ve kılavuzları; zimmete geçirme ve hata riskini azaltmak için ikinci imzalayan dolar tutarı eşikleri; ve yinelenen ödeme hataları riskini azaltmak için sistematik fatura numarası doğrulaması.
Satıcılar
Alacaklılar, şirketin veritabanına satıcı olarak eklenir. Bu görev genellikle ödemeleri oluşturma kabiliyetine sahip olmayan bir hesap memuruna veya finans memuruna atanır.
Ödemelerin zamanında yapılmasını sağlamak için, satıcıların faturalandırma sorunlarını gidermek için ödenecek hesap ekibiyle birlikte çalışmaları teşvik edilir. Satın alma aracılarıyla veya sipariş departmanıyla iletişime geçmek, ödenmemiş veya kısmen ödenmiş faturaların yerini belirlemeye veya çözmeye gecikmeler ekleyecektir.
fonksiyon
Satıcılara doğrudan borçlu hesaplar departmanına fatura göndermeleri talimatı verilir. Fatura zaman damgalı ve işlem saati başlar. Mal veya hizmet satın almak için bir satınalma siparişi oluşturulmuşsa, fatura satınalma siparişine ve alındı belgesine eşleştirilir. Mary S. Schaeffer bu “üç yollu eşleşme” sürecini “Borç Hesapları: verimli bir bölüm yürütme kılavuzu” kitabında tartışıyor.
Satın alma siparişi olmadan yapılmışsa, şirketin belirlenmiş kurallarına uymalıdır. Kurallar yerine getirilirse, fatura onay ve uygun kodlama için sipariş bölümüne iletilir.
Ödeme İşlemleri
Ödemeli hesap analisti ödemeleri yapmaya yetkilidir. Analist, zamanında ödeme yapılmasını ve mümkünse indirim yapılmasını sağlamak için faturaları zamanında işlemek için özenle çalışır. Bu hedeflerin her ikisi de genel masrafları kontrol etme fırsatlarına yol açmaktadır. Bu, özellikle devlet kurumlarının gecikmeli ödemeler için cezalandırıldığı durumlarda önemlidir.
Elektronik ödemeler başka bir maliyet tasarrufu aracıdır. Bu, kağıt çeklerin maliyetini düşürür ve çek sahtekarlığı veya zimmete geçirmeyi en aza indirir. Kısmi bir ödeme yapılması veya ödemenin reddedilmesi gerekiyorsa, ödenecek hesap analisti belgeler ve koşulları açıklar.
İç Denetim
Borç hesapları analisti, şirket politikasına göre ödemelerin yapılmasını sağlar. Şirketin iç denetim ekibi, seçilen bir grup fatura için belgeler talep ederek analistin çalışmalarının sonuçlarını seçici bir şekilde gözden geçirir. Denetçi, kontrol prosedürlerinin uygulandığından ve uygun şekilde izlendiğinden emin olmak için belgeleri gözden geçirir. Yetersiz kontrol prosedürleri beklenmeyen kayıplara neden olur. Bu gibi kayıpların giderilmesi için ek süre ve maliyet gerekmektedir.
