Nakit temelli olmayan birçok işletme defterlerinde alacak hesapları taşımaktadır. Bunlar müşterinin firmaya borçlu olduğu miktarlardır ve genellikle gelir tablosunda gelir olarak muhasebeleştirilir. Bu işlem zor olabilir ve genellikle bir müşteri hesabına kolayca uygulanamayan para alınır. Bu alandaki prosedürler, bu işi daha düzenli ve daha az zaman alan hale getirmek için teknikler belirler.
Prosedür 1: Mevduat Fonu
Alacak hesabındaki sistemde müşterilerle tanımlanmasalar bile alınan tüm çekleri ve nakit paraları yatırın. Kredi kartı ödemelerini de hemen işleme koyun. Durumu belgelemek için belirsiz çekle ilgili olarak teminat fişinde bir not alabilirsiniz. Para yatırma fişlerinin kopyaları genellikle çevrimiçi olarak bulunur, ancak para yatırma öğeleri değildir. Hemen tespit edilemeyen öğelerin kopyalarını alın ve alındıkları tarihe kadar dosyalayın.
Prosedür 2: Araştırma
Dosyayı en eski olanlarla alın ve ilk önce üzerinde çalışın. Sistemde benzer isimler bulmaya çalışın; müşteri adı yanlış yazılmış olabilir. Ödeme tutarıyla eşleşen tüm açık faturaları veya ödeme ile ilgili belirli bir ayrıntıyı arayabilirsiniz. Bazı muhasebe departmanlarında, aynı müşteriden başka bir çek alırsanız, tanımlama sorunları ile zamanınızı harcamanıza gerek kalmayacak şekilde, çözülmüş olan tanımlanmamış öğeler üzerinde dosyalar bulunur.
Prosedür 3: Satış Departmanıyla İletişim Kurun
Satış departmanı çalışanlarına danışın ve sistemde eşleştirilemeyen ödemeler hakkında bilgi alın. Alacaklar satış departmanından kaynaklandığı için, satış görevlilerinin satışları hatırlamaları ve bazı yararlı bilgiler sunmaları muhtemeldir.Para, henüz tanınmayan bir satıştan yapılan peşinatın ödenmesi için olabilir ve eğer öyleyse, satış departmanının sistemde alacağı yaratması gerekir. Satış departmanı ile bağlantılı olmayan bir satış için fon alındığını öğrenirseniz, ilgili departmanı ve muhasebe yöneticisini bilgilendirin.
Prosedür 4: Belirli Hesap
Tanımlanamayan alacaklar için kullanılacak özel bir genel muhasebe hesabı oluşturun. Bu hesap genellikle kredi bakiyesi ile borç olarak oluşturulur. Bilinmeyen bir ödeme aldığınızda, ödemeyi borçlandırır ve tanımlanamayan alacaklar hesabını borçlandırırsınız. Parayı hangi müşteriye uygulayacağınızı belirledikten sonra, günlük girişini tersine çevirebilir ve verileri alacak modülüne girebilirsiniz. Alternatif olarak, alacağınızı borçlandırmak ve borcu sıfırlamak için bir kredi notu kullanabilirsiniz.
5. İşlem: Müşteri ile İrtibata Geçin
Satış departmanında bir alacak bulunamazsa, bir sonraki adım müşteriyle iletişime geçip satışlarla ilgili ayrıntıları almaya çalışmaktır. Bazen bir küçük işletme sahibi satış için kendi adını kullanabilir, ancak herhangi bir hesapla eşleştirilemeyen bir ticari çekle ödeme yapar. Telefon numarası kontrolde değilse, iletişim bilgilerini bulmak için İnternet'i kullanmanız gerekebilir. Müşteriyle konuşurken mümkün olduğunca fazla bilgi vermenize izin vermek için çekinizde veya çekinizin bir kopyasının önünüzde olduğundan emin olun.
Prosedür 6: Yeni Alacak
Makul bir süreden sonra müşteriyi hala sisteminizde bulamıyorsanız, denetleyiciden sistemde yeni bir alacak yaratma izni isteyiniz, durum hakkında bir not ekleyin ve çekinizi bu yeni hesaba uygulayın. Çekin miktarına bağlı olarak, bir saatten fazla bir zaman harcamanın uygun bir hesaba para yatırmaya değmesi gerekmez. Bu öğelerin çok fazlasına sahipseniz, sorunun arkasında neyin olduğunu belirlemek ve düzeltmeye çalışmak için satış departmanı personeli ile görüşün.
