Mektup yazma sanatı yavaş yavaş elektronik yazışmalarla yer değiştiriyor; ancak, yazılı bir iş mektubunun gerekli olduğu zamanlar vardır. Geleneksel posta değişiklikleri bir gerçeği ve şu anda bildiğimiz gibi posta sisteminin olası seyreltilmesiyle ticari yazışmaların önemi azalmadı. Resmi bir iş mektubunun kullanılması gereken bazı durumlar vardır.
İş Mektubu
Bir iş mektubunun formalitesi, yazara ve amacına bağlı olarak değişecektir; bununla birlikte, her işletme mektubu, mektupta yazılı bir tarih, alıcının adı ve adresi ile uygunsa işletme adı ve unvanı içeren bir imza veya faks içermelidir. Logolanmış veya monogramlanmış sabitlerin kullanılması yararlıdır. Diğer yazışmalar, ABD posta yoluyla veya hatta e-posta yoluyla verilme yöntemi gibi bilgilerin dahil edilmesini gerektirebilir.
İş başvuruları
İş başvurusunda bulunanlar, özellikle mektup spekülatif ise, bir iş açılması için özgeçmiş teslimi ile birlikte bir iş mektubu içermelidir. Elektronik olarak gönderilen bir özgeçmiş, bir iş yazışmalarının formalitesine bir kapak mektubu şeklinde ihtiyaç duyacaktır. Bir iş mektubunun özeti ele geçirilebilir.
Yasal Yazışma
Avukatlar rutin olarak hem müşterilerine hem de diğer avukatlarına iş mektupları hazırlar. Avukatlar ayrıca, işletmeler için sık sık kısa veya cevap gibi birçok önemli dokümanın taslağını da hazırlar. Bu mektuplar hem faksla gönderilebilir hem de salyangoz gönderilebilir veya hızlandırılmış postayla gönderilebilir, böylece bir teslimat izi oluşturulur.
Ortaklık Önerisi
İşletmeler için yeni bir ortaklığın oluşturulması, belki de resmi bir yasal anlaşmanın başlangıcı olarak bildiriye bağlı kalmalıdır. Gevşek ortaklık şartlarının ön taslakları mektupta özetlenecektir.
Yasal İşlem Bildirimi
Bir evin veya dairenin sahibi veya yöneticisi, bir tahliye makamına veya ev sahibine olası bir tahliyenin başlangıcı olarak bir iş mektubu hazırlamak ister. Bu mektup muhtemelen postayla gönderilmeli ve imza için teslim edilmelidir.
Ödül Bildirimi
Kim onlara büyük bir ödül veya iltifat veren bir iş mektubu almak istemez ki? Bu tür mektupların alıcısı genellikle onları süresiz tutar ya da gelecek nesillere karşı çerçevelemelerini sağlar. İş mektubunun resmi söylemi yalnızca tanınmanın değerini yükseltir.
