Kurumsal bir skandal olduğunda tüketici güveni sarsılır. 2008'deki banka kurtarma işleminden daha yeni Wells Fargo hesap sahtekarlığına kadar olan olaylar nedeniyle, tüketiciler birlikte çalıştıkları şirketlerin dürüst ve yönetim kurulunun üstün olduğuna dair güvenceye ihtiyaç duyuyorlar. Denetim, şirketinizin paydaşlarına güven vermek için güçlü bir araçtır. İşletmenizin muhasebe için uygun standartlara uyduğunu bilmelerini sağlar.
İşletmenizin denetlenmesi veya denetlenmesi konusunda endişelenmeniz doğal olsa da, muhasebe uygulamalarınızı gözden geçirme ve iyileştirme alanları bulma fırsatıdır. Denetiminiz tamamlandıktan sonra, denetçiniz bulgularını gözden geçirir. İç denetim yapıyorsanız, bulgularınızı benzer bir şekilde rapor etmelisiniz. Genellikle, denetçiler denetim bulgularını gözden geçirip uygulayabileceğiniz standart bir yazılı biçimde paylaşırlar.
Denetim Nedir?
Denetim, şirketinizin finansal uygulamalarının objektif bir incelemesidir. Genellikle, mali tablolarınızın ve diğer mali kayıtlarınızın lisanslı bir muhasebeci tarafından gözden geçirilmesini içerir. Muhasebeci, işletmenizin mali tablolarını muhasebe defterlerinizle karşılaştıracak ve her şeyin doğru olduğundan emin olacaktır. Kar amacı gütmeyen kuruluşlar ve halka açık şirketler gibi bazı kuruluş türlerinin, tüketicilerin kendilerine tahsis ettiği fonları sorumlu bir şekilde kullanmalarını sağlamak için periyodik olarak üçüncü taraf denetimleri yapılması gerekmektedir.
Farklı Denetim Türleri Nelerdir?
İki tür denetim vardır: iç ve dış. İç denetim, kendi işinizde yaptığınız bir denetimdir. Siz veya şirketiniz, defterlerinizi ve finansal tablolarınızı gözden geçirmek ve her şeyin doğrultusunda olmasını sağlamak için muhasebe uygulamalarında bilgili ve deneyimli bir kişi atarsınız. İç denetim bulguları daha sonra şirketinizin yöneticilerini, yönetim kurulunu veya diğer paydaşları içerebilecek karar vericilerine rapor edilir.
İç denetim size ve işinize tüm riskleri belirleme ve yönetme ve şirketinizin politikalarının izlenmesini sağlama fırsatı verir. İç denetimleri periyodik olarak veya sürekli olarak yapabilirsiniz. İç denetimler dış denetimlerden daha esnektir ve belirli bölümleri ve şirketinizin daha büyük hedeflerini dahil edebilir.
Dış denetimler işinizle ilgili olmayan üçüncü bir tarafça yapılır. Halka Açık Şirket Muhasebe Denetleme Kurulu gibi düzenleyici kuruluşlar tarafından yapılabilir veya denetlenebilir. PCAOB halka açık şirketler ve brokerlar için denetim standartlarını belirler. Bu dış denetimler denetim bulgularını aleni olarak bildirir.
Uyumluluk denetimleri, operasyonel denetimler ve mali tablo denetimleri dahil olmak üzere çeşitli dış denetim türleri vardır. Uyumluluk denetimleri, işletmenizin tüm yasal gerekliliklere uymasını sağlar. Operasyonel denetimler kuruluşunuzun performansını inceler ve iyileştirme için öneriler sunar. Mali tablo denetimlerine aynı zamanda en doğru denetim denir ve bu tür denetimlerde denetçi, işletmenizin finansal tablolarını ve muhasebe işlemlerini inceler.
Denetim Basamakları Nelerdir?
İşletmeniz için bir iç veya dış denetim düşünüyorsanız, ilgili adımları bilmek önemlidir. Kapsamlı bir denetim zaman alıcıdır, ancak ortaya çıkan iç huzuru zamana bağlı kalmaya değer. Denetim basamakları nelerdir? Genel olarak, bir denetim planlama, kanıt toplama ve denetim bulgularıyla birlikte bir rapor yayınlamayı içerir.
Planlama aşamasında, denetimin kapsamını ve denetimin ne kadar süreceğini açıklığa kavuşturursunuz. Ayrıca denetçilerin prosedürlerinizi gözden geçirebilmesi için ihtiyaç duyulan toplantıları veya yerinde ziyaretleri de planlayabilirsiniz. Bir sonraki adım kanıt toplamak. Kanıt toplamak, muhasebe uygulamalarınızı ve prosedürlerinizi gözlemlemenizi, şirketinizin kontrol prosedürlerini test etmeyi ve finansal kayıtlar ve beyanları almayı ve incelemeyi içerir. Denetçi bir sonraki adıma hazırlanacak kanıtları inceler ve inceler.
Son adımda, denetçiniz bazen denetim görüşü olarak adlandırılan denetim bulguları ile ilgili bir rapor hazırlar. Denetçi raporu gerekli paydaşlara sunacak ve ayrıca denetimin türüne ve kapsamına bağlı olarak sonuçları kamuya açıklayabilecektir.
Denetim Bulguları Nasıl Bildirilir?
Bir iç denetim yapıyorsanız, denetim bulgularının nasıl rapor edileceğini merak edebilirsiniz. Tipik olarak, iç ve dış denetim bulguları yazılı olarak raporlanır ve ayrıca paydaşlara sözlü olarak iletilir.
Dış ve iç denetimler için, çoğu yazılı raporun takip ettiği genel bir yapı vardır. Uyumluluk denetimleri için, denetleyen kuruluşun yazılı rapora nelerin dahil edilmesi gerektiğine dair özel gereksinimleri olabilir. Yazılı bir denetim raporu tam anlamıyla ve okuyucu tarafından kolayca anlaşılabilecek şekilde yazılmalıdır. Ayrıca denetim bulguları için kanıt içermelidir.
Genel olarak, bir denetim raporunun üç bölümü vardır: giriş, denetimin kapsamını açıklayan bir bölüm ve denetimin denetim bulgularını tanımlayan görüşü. Giriş, denetçinin sorumluluklarını ve işinizin denetimle ilgili sorumluluklarını belirtir. Ayrıca, denetçi veya denetçilerin isimlerini ve denetim tarihlerini de içerir.
Kapsam bölümü denetim sürecini açıklar. Denetlenen alanları, denetimi kim ve ne zaman ve hangi kriterleri kullandığını belirtir. Örneğin, bir dış denetim ise, denetim sonuçlarını ölçmek için hangi yönetim organının standartlarının kullanıldığını belirtir. İç denetim için, kullanılan şirket standartlarına ve politikalarına atıfta bulunacaktır. Kapsam bölümü ayrıca, denetçinin tam olarak ne yaptığını da açıklar. Denetçi, hangi finansal tabloları incelediğini ve hangi testleri yaptığını içerecektir.
Denetçinin görüşü raporun son bölümüdür. Bu, denetçinin bulduğu şeyi ve işinizin denetim kriterlerine uygun olup olmadığını belirttiği yerdir. Denetimin türüne bağlı olarak denetçi, denetim sırasında bulunan sorunların iyileştirilmesi veya çözülmesi için öneriler de içerebilir.
Raporunu yazdıktan sonra, denetçi genellikle bulgularını şirket içindeki paydaşlara sunacaktır. Örneğin kar amacı gütmeyen bir organizasyonda, bulgularını denetim sürecini denetleyen bir denetim komitesine sunacaktır. Komite, denetim bulgularını denetçi ile görüşecek ve denetim raporunu yönetim kuruluna sunmadan önce açıklayıcı sorular soracaktır.
Bir iç denetim yapıyorsanız, denetim bulguları ve tavsiyelerinin nasıl yazılacağına ilişkin en iyi yaklaşım ne yaptığınızı, ne zaman yaptığınızı ve ne bulduğunuzu açıkça belirtmektir. Raporunuzun uzun olması gerekmez. İşletmenizin yöneticilerinin ve yöneticilerinin, özellikle de iyileştirilmesi gereken alanları bulursanız, sonuçlarınıza göre harekete geçmesi için açık ve çekici olması gerekir.
Farklı Denetim Bulguları Nelerdir?
Kapsamlı bir denetim, iyileştirilmesi gereken zayıflık alanlarını ortaya çıkarabilir. En kötü senaryoda, yetkililere ve adreslere uygun şekilde rapor vermeniz gereken dolandırıcılık veya yanlış yönetimi ortaya çıkarabilir. Dış denetimler tipik olarak denetim bulgularını aşağıdakilerden biri olarak rapor eder: niteliksiz veya temiz görüş, nitelikli görüş, olumsuz görüş veya görüş reddi.
İşletmeniz harici bir denetimden geçiyorsa, niteliksiz bir fikir en iyi senaryodur. Bu, denetçinin denetimi tamamlayabildiği ve işinizin denetim kriterlerine uygun olduğu anlamına gelir. Örneğin, bir finansal tablo denetiminde, niteliksiz bir görüş, beyanların genel kabul görmüş muhasebe ilkelerine uygun olduğu anlamına gelir.
Nitelikli bir görüş, denetimde bir sorun olduğu anlamına gelir. Denetçiye örneğin ihtiyaç duyduğu tüm bilgi ve belgelere erişim izni verilmemiş olabilir veya denetlenen alan için kabul edilmiş standartlara uyulmamış olabilir. Mali tablo denetiminde, denetçinin genel kabul görmüş muhasebe ilkelerine uyulmadığı bir veya daha fazla alan bulduğu anlamına gelebilir. Bu, işletmeniz için ideal bir sonuç olmasa da, hızlı ve kolay bir şekilde ele alınabilir.
Olumsuz bir düşünce çok daha ciddi. Denetçinin, denetlenen alanda yanlış beyan veya yanlışlık bulduğunu belirtir. Mali tablo denetimi durumunda, olumsuz görüş, denetçinin şirketinizin mali tablolarının genel olarak kabul görmüş muhasebe uygulamalarına uymadığını tespit ettiği anlamına gelir. Bu sonuç nispeten nadirdir ve halka açık şirketler üzerinde olumsuz bir etkisi olabilir. Bazı şirketler, örneğin olumsuz bir görüş bildirildikten sonra hisse senedi fiyatlarında bir düşüş gördü.
Görüşün reddi, denetçinin denetimi tamamlayamadığı anlamına gelir. Bunun nedeni, finansal tabloların mevcut olmaması veya denetçiye ihtiyaç duyduğu bilgilere tam erişim izni verilmemesi olabilir. Bu, şirketinizin yönetiminin denetçi ile işbirliği yapmadığı anlamına da gelebilir. Bazen denetçinin çıkar çatışması olduğunu da gösterir. Örneğin, denetlenmekte olan şirkete finansal çıkarları olabilir.
Her ne kadar fikirleri reddetmek sizin veya şirketiniz için en iyi senaryo olmasa da, en kötüsü de değildir. Esasen, hiçbir fikrin olmadığı ve denetimin gelecekte yapılması gerektiği anlamına gelir.
Denetim Bulgularına Nasıl Cevap Verilir?
İşletmeniz kısa bir süre önce bir iç veya dış denetimi tamamladıysa, denetim bulgularına yanıt vermek çok önemlidir. İlk adım, denetim raporunu denetçilerle birlikte dikkatlice gözden geçirmektir. Şirketinizle çalışırken bulguları ve deneyimlerini netleştirmek için denetçilere sorular sorun. Örneğin, çalışanlarınızın denetçilerle ne kadar işbirlikçi olduğunu sorabilirsiniz. Ayrıca, orijinal denetim planında herhangi bir değişiklik olup olmadığını veya denetçinin denetim sürecinde herhangi bir sıkıntı yaşayıp yaşamadığını da sorabilirsiniz.
Denetçi iyileştirilmesi gereken alanlar bulmuşsa, detayları isteyin. Sorunun ne olduğunu ve sorunu çözen belgenin veya testin ne olduğunu açıkladığınızdan emin olun. Ayrıca, denetçinin alanı çözmek için özel bir tavsiyesi olup olmadığını da sorabilirsiniz.
Hiçbir sorun bulunmasa bile, denetçinizin bilgi ve deneyiminden yararlanmaya devam edebilirsiniz. Örneğin, kuruluşunuzun diğer benzer kuruluşlarla nasıl karşılaştırıldığını sorabilirsiniz. Muhasebe prosedürlerinizi geliştirmek veya raporlama uygulamalarınızı geliştirmek için genel öneriler de isteyebilirsiniz.
Olumsuz ya da nitelikli bir görüş olması durumunda resmi, yazılı bir cevap vermeyi düşünmelisiniz. Şirketinizin politikalarına veya denetiminizi denetleyen yönetim organına bağlı olarak yazılı olarak yanıtlamanız gerekebilir. Yanıtınız raporda ortaya çıkan her konuyu doğrudan ele almalı ve denetim bulgularında ortaya çıkan sorunları çözme planınızı tartışmalıdır. İyileştirme için belirli, ölçülebilir adımlar ve bu adımların ne zaman biteceği ile ilgili bir zaman çizelgesi eklemelisiniz. Olumsuz bir görüş olması durumunda, cevabınızı sonlandırmadan veya yayınlamadan önce bir avukata danışmak isteyebilirsiniz.
Denetim bulgularına - ve belki de tüm denetim sürecine - cevap vermenin en önemli yönü, denetçinin bir düşman olmadığını hatırlamaktır. Denetçi, kamu güvenini arttırmanıza ve iyileştirmenize yardımcı olmak için oradadır. Bir denetimden geçmek stresli ve korkutucu bir süreç olsa da, size ve işinize iyileştirme fırsatı verebilir. Muhasebe sürecinizi iyileştirmenin, örneğin zaman ve paradan tasarruf etmenizi sağlayacak yollar bulabilirsiniz.
