Tek kişilik bir ofiste bile, ofis işlemlerinin düzenlenmesi bir işletmenin verimli çalışması için çok önemlidir. Bir dizi organize prosedür oluşturmak, bir işi yürütmeyi kolaylaştırır ve dosyalama, satın alma ve temel evrak işleri yapma gibi genel işler için gereken süreyi azaltır.
İhtiyacınız olacak ürünler
-
Kelime işleme yazılımı
-
Yazıcı
-
Üç halkalı bağlayıcı
Düzenlenmesi gereken prosedürlerin bir listesini oluşturun. İleride yapmayı düşündüğünüz tüm ofis işlemlerini, nadiren yapılsalar bile listelediğinizden emin olun.
Her bir ofis prosedüründen şu anda sorumlu olan kişiyi belirleyin. Birden fazla kişi sorumlu ise, prosedürü en etkin şekilde yapan veya prosedürü açıklama konusunda en belirgin olanı tanımlayın.
Her bir kişiden, her bir ofis prosedürünü nasıl uyguladıklarına dair ayrıntılı bir açıklama yazmalarını isteyin. Her bir ofis prosedürü açıklamasının nasıl yazılacağına dair bir şablon veya örnek vererek her bir kişinin adım adım, açık bir format izlemesini sağlayın. Her bir kişiden, tanımlarının bir kopyasını ortak bir kelime işlemci belgesi biçiminde vermesini isteyin.
Tüm ofis prosedür açıklamalarını, fonksiyonlara göre bölümlere ayrılmış tek bir ana belgede birleştirin. Örneğin, tüm muhasebe işlemlerini tek bir bölüme, tüm nakliye işlemlerini başka bir bölüme gruplandırın.
Tüm belgeyi yazdırın ve tüm ofis işlemleri için personelinize en az bir adet üç telli cilt sağlayın. Her personele, sorumlu oldukları tüm ofis prosedürlerini kapsayan ayrı bir belge sağlayın ve tüm personelin düzenli olarak uyguladıkları ofis prosedürleriyle ilgili belgeleri okumasını sağlayın.
