"Kağıtsız ofis" asla yüzde 100 gerçekleşemez. Yoğun bilgisayar kullanımına rağmen, neredeyse tüm işletmeler hala bazı kağıt belgelere ihtiyaç duyuyor. Bu, bilgisayara bağımlı işletmelerin kağıt tabanlı formlardan gelen verilerle arabirim oluşturmaları gerektiğinde bir zorluk oluşturur. Fiziksel verilerin sanal sistemlere dönüştürülmesi, manuel veri girişi, belge görüntüleme ve optik tanıma yoluyla gerçekleştirilebilir.
İhtiyacınız olacak ürünler
-
Kağıt dokümanlar
-
Ekipman ve personel için bütçe
İş hedeflerinizi ve ihtiyaçlarınızı tanımlayın. Müşteri ödemeleri alıp almadığınızı, uygulamaları işlediğinizi veya dahili belgeleri arşivlediğinizi belirleyin. Belgelerin gerçek görüntülerini elektronik saklama için kaydetmeniz veya kağıt tabanlı verileri bir bilgisayar veritabanına kaydetmeniz gerekip gerekmediğini anlayın. Bu tespitlerin yapılması, hangi veri işleme sisteminin ihtiyaçlarınızı en iyi şekilde karşılayacağına karar vermenize yardımcı olacaktır.
Araştırma kurumsal yazılım çözümleri. Ne yapmak istediğinize benzer veri yakalama yapan şirketlerden yazılım ve satıcı referansları isteyin. Yapmayı planladığınız türden kağıda-elektronik dönüşümle iş siteleri ziyaret edip edemeyeceğinizi sorun. Bir sistemi seçmenin en iyi yolu onu çalışırken görmek. Formlardan yalnızca küçük miktarda veri alıyorsanız, bir Excel tablosuna veri yazarak bir kişiden kurtulabilirsiniz. Ancak modern işlerde, muhtemelen durum böyle değil. Belge / görüntü yakalama planınızın bir parçasıysa, muhtemelen bir yazılım sistemi ve hatta yeni donanım bulmanız gerekecektir.
Araştırdığınız yazılım çözümlerini karşılaştırın ve bir tane seçin. Sistemi satın alma ve kurma işlemini başlatmak için satıcıya veya yazılım distribütörüne başvurun. Genel olarak "keşif" olarak bilinen ilk adım, satıcı tam gereksinimlerinizi ve onlar için en iyi çözümü belirlemek için sitenize gittiğinde gerçekleşir.
Keşif sırasında ve kurulum sırasında satıcı ile iletişimde kalın. Çok fazla soru sorun ve projenin sahipliğini üstlenin; Belge yakalama ve veri girişi faaliyetlerinde bulunacak olan çalışanların da aynısını yapmalarını teşvik etmek.
Sistemi tamamen test edin. Çözümde herhangi bir hata veya boşluk varsa, satıcı yerinde iken bunları bulmak en iyisidir. Bu sorun giderme ve çözümü daha hızlı hale getirecektir.
İpuçları
-
Saygın bir satıcıyla çalışın ve satıcının önceki müşterilerinden birinden geri bildirim almayı deneyin.
