İşletmeler ilk defa bilgisayarları çok sayıda kullanmaya başladıklarında, cezaciler “kağıtsız toplumun” geldiğine müjdeliyorlardı. Bilgisayar devrimi hâlâ o sözün yerine getirilmesi için bir yol bulabiliyor. Bununla birlikte, geleneksel olarak kağıda dayalı süreçler - hem işletme hem de kişisel - daha bilgisayarlı formlara ve çok iyi nedenlerden dolayı göç etmeye devam ediyor.
evraklar
Bilgisayar, belgelerin oluşturulmasında ve düzenlenmesinde büyük kolaylık ve esneklik getirmiştir. Bir daktilodan farklı olarak, bilgisayarlı kelime işlem programları, belgeler için neredeyse sınırsız stil, yazı tipi ve biçim seçeneği sunar. Yazma hataları, düzeltme sıvısı veya düzeltme bandı gerekmeden ekranda kolayca düzeltilebilir. Tüm metin blokları, herhangi bir yeniden yazmaya gerek olmadan bir belgeden diğerine kolayca kopyalanabilir. Fotoğraflar ve diğer grafikler çok az bir çaba ile belgeye dahil edilebilir.
Paylaşım
Belgeleri bilgisayarlı bir sistemle paylaşmak basittir. Belgenin fiziki kopyalarını almanıza ve ardından alıcılara postayla veya faksla göndermenize gerek yoktur. Bilgisayarlı bir sistemdeki dosyadaki bir belge, belgeyi kendi bilgisayar ekranında görüntüleyerek bu sisteme erişimi olan herhangi biriyle paylaşılabilir. Dokümanlar, alıcıya gönderilen bir e-postaya eklenerek, şirket dışında paylaşılabilir.
Dosyalama
Dosyalamanın amacı sadece belgeleri saklamak değil, aynı zamanda kolay erişilebilir olmasını sağlamaktır. Bilgisayar bu konuda basit dosya dolabının asla yapamayacağı şekilde öne çıkıyor. Bilgisayarlı bir sisteme gönderilen belgeler, bilgisayarın dosya kontrol sistemi tarafından otomatik olarak dizine eklenir. Bu indeksler, doküman ne sıklıkla taşınır veya düzenlenirse yapılsın, sistem tarafından otomatik olarak güncellenir ve korunur. Belgeler, bilgisayarın belirli sözcükler veya ifadeler için çok sayıda belgeyi aramasını sağlayarak da bulunabilir. Ek olarak, bilgisayarlı dosyalama sistemleri çok sayıda belgeyi fiziksel dosyalama dolaplarının gerektirdiği alanın küçük bir bölümünde depolayabilir.
İşlevsellik
Statik kağıt belgenin elektronik bir temsili olmaktan çok, elektronik bir belge gerçekten etkileşimli bir varlık olabilir. Örneğin bir doldurma formunun elektronik bir versiyonu, gerçek zamanlı hata kontrolü ve doğrulama ile verilerin doğrudan belgeye girilmesine izin verebilir. Hesaplamalar ve işlevler doğrudan belgeye eklenebilir. Örneğin, mevcut bir müşteri, kullanıcının dosyadaki tüm müşterilerin listesinden müşterinin adını kolayca seçebilmesi için bilgisayarın müşteri veritabanı dosyasını kullanmasını sağlayarak elektronik bir belgede listelenebilir. Belgede yerleşik olan mantık daha sonra, adresleri, müşteri muhasebe numaralarını veya istenen diğer verileri içeren müşterinin bilgilerini otomatik olarak belgeye aktaracaktır.
Emniyet
Bir şirketin dosyalarının fiziksel güvenliği çok önemlidir. Dosyalar fiziksel hasara veya imhaya karşı korunmalıdır. Yetkisiz personel tarafından dosyalara erişim de önlenmelidir. Bilgisayarlı bir dosyalama sistemi bu görevleri basitleştirir. Bilgisayarlı dosyaların kopyaları, hem ağ içindeki birden fazla bilgisayar platformunda ya da tesis dışı fiziksel depolama için çıkarılabilir veri ortamında, çeşitli yerlerde kolayca oluşturulabilir ve saklanabilir. Bilgisayar sistemindeki dosyalar da, dosyaları görüntüleme iznine sahip olmayanlar tarafından okunamaz hale getirilmesi için şifrelenebilir.
