Bir mal veya hizmet için satış yaptığınızda ancak hemen tam ödeme yapmazsanız, bir alacak yaratırsınız. Alacaklar, size borçlu olduğunuz ödeme şeklindeki işiniz için parasal değeri temsil eden varlıklardır ve en iyi uygulamalar, bunları kitaplarınızda hesaba katmanızı gerektirir. Çok küçük işletmeler bazen nakit olarak çalışırlar, ancak bu sistem alacakları kaldıramaz, bu nedenle daha genel tahakkuk esasını kullanmanız gerekir. Bu, her işlem için birkaç hesap defteri içine giriş yapılmasını içerir.
Borç hesapları ve hesap defteri oluşturun. Bunlar varlık olduğu için, teknik olarak ana varlıklar hesabınıza alacakları kaydedebilirsiniz, ancak ticari varlıklar çeşitlilik gösterir ve bu hesap zaman içinde hantallaşabilir. Daha temiz kayıt tutma için, özellikle alacaklar için tamamen ayrı bir ek hesap oluşturun. Daha sonra, tüm defter girişlerinizi bu defterde yapabilir ve finansal raporlar hazırlarken basitçe ana varlıklar hesabında derleyebilirsiniz.
Genel olarak yaptığınız gibi, ilk önce gelir hesap defterinizde bir alacak yaratan satışları kaydedin. Satış bir kredi olarak sağ sütuna giriyor, çünkü kredilendirme bir gelir hesabını arttırıyor.
Satış fiyatı ile aynı dolar tutarında olan alacağın yaratılmasını, alacaklı defterinizde, soldaki sütunda borç olarak işaretleyin. Bu giriş size borçlu olduğunuzu ve henüz size ödeme yapılmadığını belirtir.
Gerçekten ödeme aldığınızda alacaklarınızdaki hesap defterinizdeki girişi güncelleyin. Ödemeleri kredi olarak kaydedin; tam ödeme, alacağın değerini tamamen iptal etmelidir. Ödemeleri doğru alacaklarla doğru şekilde eşleştirmek için faturayı veya takip numaralarını kullanın.
Ödeme tutarı için nakit hesap defterinize borçlanın. Bu, varlıklarınızın azaltılmış değerinin, nakitteki artışla dengelendiğini gösterir.
Alacak defterinizde, “Kötü Alacaklar için Ödenekler” gibi bir başlık olan yeni bir segment oluşturun. Bu, alacak hesabınıza bir emsal teşkil eder; Amacı, toplayamayacağınızı düşündüğünüz “kötü”, “gerçekleştirilemez” veya “tahsil edilemeyen” borçları tahmin etmektir.
Gelecek dönemde tahakkuk etmeyi beklediğiniz alacakların değerini tahmin edin. İyi bir tahmin yapmak için, mümkün olduğunda endüstri istatistiklerini kullanın veya geçmiş deneyimlerinize, sektördeki meslektaşların deneyimlerine veya pazarınızdaki mevcut ekonomik koşulların bir değerlendirmesine dayanın. Tahmini kötü alacaklarınızı ödenekler defterine alacak olarak girin ve giderler defter defterinize borçla aynı tutarı girin.
Harcama defterinizde tahminde bulunacağınız şüpheli veya tahsil edilemeyen alacakların değerini alarak alacak defterinizin değerini, her hesap döneminde en az bir kere aşağıya doğru ayarlayın ve alacaklar defterindeki toplamınızdan çıkarınız. Yeni toplam, “net gerçekleşebilir değer” veya “net alacak” olarak adlandırılan bir rakam yaratır ve size gerçekçi olarak toplamayı umduğunuz borçları temsil eder.
İpuçları
-
Şirketinizin alacaklarının toplam değerini görmek için istediğiniz zaman alacaklarınızı hesaplayın. Henüz toplamadığınız kısa vadede çok fazla para harcamaktan kaçınmak için bu bilgileri referans olarak kullanın.
Kötü alacakların tahmin edilmesinde ödenek yöntemine bir alternatif olarak, doğrudan tahsil denilen çok daha basit bir yöntem kullanabilirsiniz. Bu yöntemde, tahsil edilemez olduklarını düşündüğünüzde, alacaklı alacakları tam karşılığı karşılığında borçlandırır ve gider hesabınıza karşılık gelen bir borç girişi yaratırsınız. Bu, vergi amaçlı, ödenek yöntemini kullanmaktan daha kolaydır ve daha az veri girişi gerektirir, ancak daha az güçlü ve daha az esnektir. Ödeneği yöntemi genellikle tercih edilir.
