Dahili bir soruşturma disiplin veya yasal işlem başlattığında, davanızı desteklemek için bir soruşturma raporu yazmanız gerekir. Bulguları açık ve net bir şekilde sunmak tartışılmaz bir kayıt oluşturabilirken, kötü yazılmış bir rapor davanızı zayıflatma potansiyeline sahiptir. Her işletme sahibi, bir araştırma raporuna neleri dahil edeceğini ve hangi formatı alacağını bilmelidir.
Temeller
Bir soruşturma raporu, gerçekleri sağlamak için işler ve bazen gerçeklere ve iddiaların niteliğine dayanarak önerilerde bulunur. Uygunluk ve nesnellik, güvenilirliği sağlamak kadar doğru bilgi kadar önemlidir. İlk kişide yazılmış resmi bir anahat tarzı rapor da güvenilirliği arttırır. Uzun raporlar için, bir içindekiler ve numaralandırılmış sayfalar, belirli bilgileri bulmayı çok daha kolaylaştırabilir. Kısa bir rapor için bile bir kapak sayfası eklemek, bilgilerin gizliliği açısından önemlidir.
Bölümleri Açmak
Raporun ilk bölümünde gönderen ve alıcının adları gibi temel bilgileri ve araştırmanın konusunu tanımlayan bir konu satırı bulunmalıdır. İkinci bölümde, şikayetçiyi tanımlayın, iddia veya iddiaları tanımlayın, soruşturmanın başlangıç ve bitiş tarihini belirtin ve araştırmayı yürütmek veya raporu derlemek için kullanılan bilgi ve kanıt kaynaklarını tanımlayın. Madde imli listeler, bu bölümdeki bilgilerin okunmasını kolaylaştırmak için kullanışlıdır.
Araştırmacı Gerçekler ve Bulgular
Madde işaretli listede, açıklama paragraflarında veya her ikisinin birleşiminde gerçeğin bulgularını sunun. Bulgular, araştırmanın her aşamasını kronolojik sırada tanımlamalı ve mümkün olduğunda tarih ve saatleri içermelidir. Bulgular bölümüne destekleyici kanıtlar dahil edebilmenize rağmen, raporun sonunda sergilenen kanıtlara gönderme ve sonra ekleme, rapor akışını kesintiye uğratmadığından genellikle daha iyi bir seçimdir. Buna tanık ifadeleri, fotoğraflar, videolar, e-postalar, belgeler ve taranmış dosyalar dahildir.
Sonuç
Raporu, araştırmayı özetlediğiniz bir veya daha fazla anlatım paragrafı ile bitirin ve eğer uygunsa ilerlemenizi tavsiye edin. Bir özet ihlal bildirimi içermeli ve okuyucunun tüm raporu okumadan soruşturmayı neyin doğruladığını anlaması için yeterli bilgi sağlamalıdır. Tavsiyeler, iddianın ciddiyetine, sunulan kanıtlara, yasal sonuçlara ve davranış kurallarına veya çalışan davranış politikanıza karşılık gelen atılabilir adımlar olmalıdır.
