Bir iş e-postasına dikkatli bir şekilde yanıt vermek - bir müşteriden, potansiyel müşteriden, patrondan veya iş arkadaşından - istenen tepkiyi ve yanıtı sağlamada tüm farkları yaratabilir.
Yazarı Anla
Bu, e-postayı kimin yazdığına dikkatlice bakın. formalite seviyesi cevap vermek için kullanıyorsun. Örneğin, e-posta kuralları uzmanı Lindsay Pollak, benzer resmi ve kibar bir dil kullanarak resmi dili kullanan bir e-postaya yanıt vermenizi önerir. Gönderen resmi olmayan bir ton kullanıyorsa, daha rahat bir ton kullanın, ancak profesyonel kalsın.
Sonucu Belirle
Neyi bul okuyucunun yapmasını istediğiniz işlemi Bir kere cevap verirsen. Örneğin, bir olasılığa yanıt gönderiyorsanız, satın almalarını istersiniz. Bununla birlikte, patronunuza bir cevap gönderiyorsanız, onun profesyonel ve yetenekli olduğunu düşünmesini istiyorsunuz. Hakkında kişilere verilen yanıtlar müşteri hizmetleri sorunları ihtiyaçlarının karşılandığını düşünen mutlu bir müşteri ile sonuçlanmalı.
İpuçları
-
Tartışmalı bir e-postayı yanıtlamak için sakinleşene kadar bekleyin.
Cümlenin Sonucu Anlatılır 1
Yanıtınızın ilk cümlesini kullanın. ne elde etmek istediğinizi tanımlayın, Inc.'e katkıda bulunan bir editör olan Geoffrey James'i önerir. Örneğin, bir müşteri şikayeti olan bir e-posta gönderirse, sorunu çözmek istediğini söylemek için ilk cümlenizi kullanın, böylece müşteri satın alma ile mutlu ve memnun hissedecektir.
Puanınızı Alın
Şimdi ilk cümlenizi nasıl gerçekleştirmeyi planladığınızı açıklama zamanı. kullanım küçük paragraflar puanlarını vermek için. James, cevabınızda açıkladığınız fikirleri yedeklemek için kanıt kullanmanızı önerir. İhtiyaç duyduğunuz konuya ve eyleme bağlı olarak kanıtlar bir gerçeğe işaret etmek kadar basit veya konuya özgü birden fazla ayrıntı sağlamak kadar kapsamlı olabilir. Örneğin, patronunuz neden bir giderin onaylanmasını istediğinizi sorarsa, giderin onaylanmasının genel olarak bölüme veya şirkete nasıl fayda sağlayacağı hakkında bir iki bilgi verin.
Bir Eylem Çağrısı Sağlayın
Son cümlenizi kullanın okuyucunun sonra ne yapmasını istediğinizi yeniden. Bu cümle açılış paragrafınızla el ele gitmeli. Örneğin, müşterinizi mutlu etmek için, sorunu çözmek için atmak istediğiniz adımı açıklayın.
Oturumu Kapat
Sonunda kullan imza kelimeleri"En iyi" veya "Teşekkür ederim" gibi, böylece alıcı e-postanın sonuna geldiklerini bilir, Forbes çalışanlarının yazarı Susan Adams'ı önerir. Adınızı ekleyin ve tüm e-postalara işletme imzanızı ekleyin. İmza, tam adınızı, şirket adınızı ve telefon numarası ve web sitesi adresi dahil olmak üzere iletişim bilgilerinizi içermelidir.
İpuçları
-
Yazılı ve yazım denetimi "gönder" düğmesine basmadan önce e-postanızı kontrol edin. Aksi takdirde, hatalar sizi özensiz ve profesyonelce göstermenize neden olabilir.
