Bir çalışanın sizin için çalıştığını gösteren kanıtlara ihtiyaç duymasının birkaç nedeni olabilir. Genellikle, çünkü biri - örneğin bir ev sahibi - çalışanınızın bir işi ve istikrarlı bir geliri olduğunu teyit etmek ister. Yabancı çalışanların vize alabilmeleri için bir onay mektubuna ihtiyaçları olabilir. Mektubu yazmak, gizli hiçbir bilgiyi vermemek konusunda dikkatli olduğunuz sürece karmaşık değildir.
Şablonlar ve Formlar
Doğrulama mektupları için insan kaynakları departmanınızın standart bir şablonu olup olmadığını kontrol edin. Özellikle büyük firmalarda yaygın bir uygulamadır. Şablon yazarın bitirmesini daha hızlı hale getirir ve İK mektubu yanlış bir şey söylediği için endişelenmek zorunda değildir. Mektup, çalışanı bir tür devlet yardımına hak kazanacaksa, ilgili kurum standart bir forma sahip olabilir. Formu doldurmak çalışanın görevidir, ardından doldurursunuz.
Resmi Tut
Doğrulama mektubu kolay değildir ve yaratıcı yazı değildir. Saf bir iş, bu nedenle standart iş biçiminde yazılmış şirket antetli kağıdınıza gönderin. Başka bir iş mektubu gibi imzala. Bir konu satırı - "Jane Doe için İstihdam Doğrulama" - alıcının konuyu bilmesini sağlar. Metin, alıcıya Jane Doe'un gerçekten sizin için çalıştığını ve gerekirse maaşının ne olduğunu söylediğiniz yerdir. Göçmenliğe yazarken, sizin için ne kadar çalıştığı ve görevlerinin ne olduğu hakkında detaylar eklemeniz gerekebilir.
Kurallara uymak
İK departmanınıza yalnızca mevcut şablonlarla değil, izlemenizi gerektiren prosedürleri de kontrol edin. Örneğin, bir şirket kuralı olabilir, örneğin, bir çalışan bilgisini göndermeden önce, çalışanın yazılı olarak yetkilendirmesi gerekir. Mektubu istediğiniz gerçeklerle sınırlandırın: Eğer mektup maaş bilgisi istemiyorsa, herhangi bir bilgi vermeyin. Bir çalışanın kişiliğini veya sizi ısırmaya geri dönebilecek performansları hakkında derhal yorum yapmaktan kaçının.
İzlenecek Şeyler
Doğrulama mektupları rutin görünüyor ancak önemli kararlar - çalışanınız bir daire veya sigorta poliçesi alıyor mu? - onlara menteşe olabilir. Sadece cevapları atmayın: Kağıda koymadan önce çalışma tarihlerini veya şirket kayıtlarından aldıkları maaşları öğrenin. (Göndermeden önce mektubu onaylayın veya İK yaptırmayın. Çalışanınızın maaşı 60.000 dolarken 50.000 dolar yazılması, daireyi almasını etkileyebilir.
