Çoğu insan için hayal kırıklığı yaşamın bir parçasıdır. Duygu o kadar yaygındır ki, birçok insan duygularını şikayet etmeden yutmakta ve yavaşça büyüyen bir tövbe havuzu beslemektedir. Suçlu partiye, kendilerine “Ellerinden gelenin en iyisini yaptığını” söyleyerek mazeret gösterebilirler. Bu doğru olabilir, ancak yapıcı bir eleştiri hiç kimseye zarar vermedi. Yakında hayal kırıklığı mektubu alan işletmeler ve diğer kuruluşlar, yakında iyileştirme için yer açmanın kendi menfaatleri içinde olduğunu fark eder. Diyor ki, "Gıcırtılı tekerlek yağ alır."
Gerçeklerinizi düzenleyin. Size nasıl başarısız olduklarını net bir şekilde açıklamıyorsanız, iş veya kişisel uygulamalarını geliştirememek için hayal kırıklığı mektubu yazdığınız kişi veya şirket. Mektubu yazmadan önce, hayal kırıklığına uğradığınız, kronolojik sıraya göre düzenlenmiş örneklerin bir listesini yapın. Başka kaynaklardan resmi belgeleriniz varsa, mektubunuza başlamadan önce bu bilgileri de elinizde bulundurun.
Şikayetlerinizi listeleyin. Beklentilerinizin ne olduğunu ve nasıl karşılanmadığını net bir şekilde açıklayın. Gerekirse diğer kaynaklardan gelen belgeleri kullanın.
Şikayetlerin size nasıl hissettirdiğini açıklayın. Örneğin, bir fast food şirketine, art arda kaba müşteri hizmetleri hakkında yazıyorsanız, paranızın ve patronajınızın kuruluşlarında değerli olmadığını hissediyor olduğunu açıklayın.
Nazik ol.Mektubunuzun amacının, bir kişinin veya kuruluşun, kendilerini düşürmek değil, gelişmesine yardımcı olmak olduğunu unutmayın. Siz daha iyi performans gösterebileceklerini düşündüğünüz yolları işaret ediyorsunuz. Bir şirkete bir hayal kırıklığı mektubu yazarken, mektubu okuyan kişinin büyük olasılıkla şikayette bulunduğunuz kişi olmayacağını unutmayın. Kaba veya pis olmayın; harf türünün tonunu veya en azından profesyonelce tutun.
İyileştirme için önerilerde bulunun. Artık sorunu belirttiğinize göre, bunları çözümlere doğru yönlendirerek yardımcı olun.
Taleplerini yerine getir. Deneyiminiz için iadeyi hak ettiğinizi düşünüyorsanız, sorulacak yer bir hayal kırıklığı mektubu. Gelecekte doğrudan geri ödeme mi yoksa indirimli veya ücretsiz bir hizmet mi istediğinizi sorabilirsiniz, taleplerinizi karşılamanın sizi müşteri olarak tutmaya uzun bir yol kat edeceğini belirtin.
Mektubu yazın. Hayal kırıklığınızın profesyonel sunumu alıcıya ciddi olduğunuzu bildirecektir.
Mektubun kopyalarını alın. Mektubunuzun kaybolması, anlaşmazlık konusu olması veya uzun bir hayal kırıklığı mektupları zincirinin ilki olması durumunda, kayıtlarınız için bir kopyasına sahip olmalısınız. Mektubunuza başka belgeler ekliyorsanız, bu belgelerin kopyalarını alın ve kopyalarını gönderin. Orijinal belgeleri her zaman kendiniz için saklayın.
