Dosya organizasyonu, bir işletme veya kişisel ofis için iş akışını iyileştirir. Farklı ihtiyaç ve tercihleri karşılamak için çok sayıda dosyalama sistemi mevcuttur. Standart dosyalama formatlarının tümü üç geniş kategoriden birine girer: konu, sayısal ve alfanümerik. Ofis çalışanları, dosyalar hem sözcükleri hem de sayıları içermesi gerektiğinde alfanümerik yöntemi kullanır.
Dosyalar Nasıl Düzenlenir?
Alfanümerik dosyalar, kelimeleri ve sayıları içeren bir etikete sahip olacaktır. Bu kombinasyon bir isim ve bir telefon numarası veya müşteri numarası içerebilir. Birkaç dosya klasörüne sahip şirketler veya bireyler, isimleri kullanarak düzenleyebilirler. Çalışanlar dosyayı bir kod numarası kullanarak bulma eğiliminde olduklarından, çok sayıda dosya için sayısal sıralama gerekir.
Alfasayısal Dosyalamayı Kullanma
Her kod numarasının yalnızca bir dosya için geçerli olduğundan emin olun. Dosyaları sayısal sırayla düzenleyin. Belirli bir sayıyı bulmak daha kolay hale getirmek için toplam dosya sayısına bağlı olarak dosyaları on veya yüzlerce yığın halinde birleştirmek için lastik bantlar veya bölücüler kullanın.
