Dosyalama, belgeleri bulmayı kolaylaştıran asırlık bir sistemdir. Bu belgeler mektuplar, notlar, finansal kayıtlar, raporlar ve diğer yazışma biçimlerini içerebilir. Tutarlı ve verimli bir dosyalama sistemi elde etmek için uygun prosedürleri kullanmalısınız. Günümüzün elektronik çağında bile, işletmeler ve ev ofislerinin hala kağıt dosyalarını tutmaları gerekir.
Kategoriler
Dosyalarınızı kategorilere ayırın. Ana kategori, altına yerleştirilecek diğer tüm dosyaları temsil eden birincil başlık olacaktır (alt kategoriler). Kategorinin kapsamına bağlı olarak, tüm dosya dolabı çekmecesini kapsayabilir. Örneğin:
Kategori: Bordro Kayıtları 2014 Alt Kategoriler: Bordro Kayıtları Ocak 2014 Bordro Kayıtları Şubat 2014 Bordro Kayıtları Mart 2014
Alt kategorilerinize yıl sonuna kadar devam edin. Kategoriniz çekmecenin tamamını dolduracaksa, bir etiket yapın ve çekmecenin dışına yerleştirin; alt kategori klasörlerinizi etiketleyin ve çekmecenin içine yerleştirin. Bir çekmecede birden fazla kategori olduğunda kategorileriniz için asılı klasörler kullanın ve etiketli alt kategori dosya klasörlerini içlerine yerleştirin.
Dosyalama Kuralları
İki temel dosyalama kuralı alfabetik ve tarih dosyalamasıdır. Alfabetik dosyalama işlemi yaparken, alfabenin harfine göre dosyalayın. Tarih dosyalamak için en son dosyalarınızı en üste dosyalayın. Alfabetik dosyalama için geçerli birkaç kural vardır.
İsmi doldururken, ilk harfle dosyalayınız (yani, Langston İnşaat, Parkinson Araba Yıkama, Rivers & Associates, Thomson & Company).
İlk isim aynı olduğunda, ikinci harfe göre dosyalayın (yani, Ace, Adele, Angie, Ağustos).
Soyadıyla dosya (ör. Connor, Luke; Denver, Marion; Fullerton, JD; Schuster, AP).
Soyadı aynı olduğunda başlangıçta dosyala (ör. Garrison, DC; Garrison, EF; Garrison, GH; Garrison, YB).
Soyadı bir önek içerdiğinde ilk ön harfini kullanın (yani, la Hoya, GU; de Mark, DS; van der Roy, FH; van Under, PE).
İki (varsa, Anderson ve Leiberman; Cypress & Florsheim) olduğunda ilk soyadı ile dosyalayın.
Mac, Mc, M 'dosyalarını Mac olarak kaydeder; St ve Saint'yı Saint (yani MacIntyre, McKnight, M'Clever; veya Saint Paul's, St Mary's).
Dosya Bakımı
Dosyalama sisteminiz düzgün bir şekilde yerleştirildikten sonra, bakımını yapmanız gerekir. Dosyalanacak tüm belgeler için özel bir tepsi hazırlayın; Onları etrafta yatarken tutmayın. Klasörleri veya çekmeceleri dosyalarla paketlemeyin; Bu onları çıkarmak zorlaştırır. Günde en az bir kez dosyalama yapmayı deneyin. Küçük bir şirket işletiyorsanız, haftada bir kez yapın. Kullanılması gereken dosyalarınız varsa, onlar için yeni dosyalar oluşturun. İstenmeyen kağıdı geri dönüşüm kutusuna veya kağıt öğütücüye koyun. Dosyalarınız gizliyse, her zaman çekmeceleri kilitlemeyi unutmayın.
