Verimlilik hemen hemen tüm ofis veya iş ortamlarında önemlidir. Organize olmak, herhangi bir ofis ortamına fayda sağlayacak bir beceridir. Genel olarak organize olduğunuzu bulsanız bile, geliştirmek isteyebileceğiniz bir şey, belge dosyalama ve bakım prosedürlerinizdir. Yönetecek bir sistem yoksa, önemli belgeleri aramak için saatlerinizi harcayabilirsiniz. Baskı altındayken gerekli belgeleri edinme yeteneği çok önemlidir. Bazı işyerlerinde gerçek fiziksel dosyalar olsa da, belge dosyalamanın büyük çoğunluğu bilgisayarda gerçekleşir.
Adlandırma
Tüm dosya ve klasörleri tutarlı bir şekilde adlandırın. Bazılarını tarihe, diğerlerini ise proje adına göre adlandırmayın. Belirli bir projenin her dosyasının başlığında projeye özgü bir şey olduğundan emin olun. Kolayca tanımlanabilir bir isimle bir ana proje klasörü oluşturun. Bu klasörü, üzerinde çalışan kişilerin adlarını veya diğer gerekli şeyleri listelemek için kullanabileceğiniz açık başlıkları olan alt klasörlere bölün.
tasarruf
Benzer belgeleri birlikte saklayın. Belirli bir proje üzerinde çalışıyorsanız, tüm belgeleri bilgisayarınızdaki aynı ana klasöre kaydedin. Bu, tüm elektronik tabloları veya tüm grafikleri çeşitli yerlerde depolamaktan daha verimli ve mantıklıdır. Ayrıntılarla uğraşıyorsanız, tek bir tıklama sizi projeye götürür.
içerik
Belgeleri dosyalamaya başlamadan önce içeriği incelemek için biraz zaman ayırın. Size gönderilen tüm bilgileri kaydetmeyin. Bu daha sonra gereksiz şeylere bakmak için daha fazla zaman demektir. Belge sizin projenizle ilgiliyse, kaydedin. Değilse, bilgisayarınızdan çıkarın.
durum
Devam eden işin bir parçası olan belgeleri tamamlanmış işler için olan ve yalnızca referans ve kayıt amacıyla saklanan belgelerden ayırın. Klasör sisteminizi kullanın. Geçerli belgeleri, bilgisayarınızın masaüstü gibi kolayca erişilebilen bir yere kaydedin. Çalışma tamamlandıktan sonra, tamamlanmış çalışmayı depoladığınız proje klasörüne taşıyın. Bu yöntemi işinize göre uyarlayın.
