Office dosyalarınızı nasıl organize etmeyi seçtiğiniz, verimlilik ve üretkenlik üzerinde önemli bir etkiye sahiptir. Bir dosyalama sistemi, dosyaların ofiste nasıl kullanıldığına, dosyanın hangi özelliklerine en sık atıfta bulunulduğuna ve dosyaların sözlü olarak nasıl talep edildiğine dayanmalıdır. Bu soruları cevaplamak, dosyalarınızı düzenlemek için en iyi sistemi belirlemenize yardımcı olacaktır.
İhtiyacınız olacak ürünler
-
Dosya dolabı
-
Dosya klasörleri
-
Dosya etiketleri
Dosyaları önceden belirlenmiş bir numaralandırma sistemi kullanarak sayısal olarak mı yoksa kronolojik olarak mı yoksa oluşturulan tarihe göre mi, alfabetik olarak mı düzenleyeceğinizi belirleyin. Geçici ve kalıcı dosyalar oluşturun. Geçici dosyalar şu anda, dosyanın imha edilebileceği veya arşivlenmiş dosyalara yerleştirilebileceği bitiş tarihi olan etkin dosyalardır. Geçici dosyalara örnek olarak mevcut projeler, eylem öğeleri ve okunacak materyaller verilebilir. Kalıcı dosyalar, sık sık erişilmeyen ancak ileride başvurmak üzere arşivlerde saklanması gereken dosyalardır.
Etiket başlıklarınızı ve tanımlarınızı referans alınabilecek bir belgeye yazın. Örneğin, sayısal bir dosyalama sistemi kullanıyorsanız, konuyu, her sayının karşılık geldiği yere yazın ve o konunun içine dahil edilecek belgelerin örneklerini listeleyin. Bu, belgeleri doldururken tutarlılığın korunmasına yardımcı olur.
Geçici belgeler, kalıcı belgeler ve çöp kutuları için yığınlar oluşturun. Belgeleri dosyalama sistemine eklemeden önce sıralayın. Kaydedilmesi gerekmeyen şeyleri dosyalamayın.
Bir dosya saklama yeri seçin. Geçici aktif dosyaların kolayca erişilebildiği masa çekmecenize dosyalanması gerektiğine karar verebilirsiniz. Personel arasında paylaşılan dosyalar ofisteki merkezi konumda bulunmalıdır. Müşterilerin kişisel bilgilerini içeren dosyalar gibi korunmaları gereken dosyalarla çalışıyorsanız, bir kilitleme dolabı kullanın ve ofiste kimlerin erişebileceğini belirleyin.
Dosyalarınızı oluşturun. Dosyaları alfabetik, sayısal veya kronolojik sisteminizle etiketleyin. Etiket başlıklarınıza özel olmak istediğinizde, başlıkların da çeşitli türdeki belgeleri kapsayacak kadar geniş olmasını istediğinizi unutmayın. Örneğin, belirli bir toplantı adına sahip bir dosyayı etiketlemek yerine, bir yıl içinde katıldığı toplantılar için bir dosya oluşturun ve tüm ilgili belgeleri bu belgeye depolayın. Bu, yalnızca bir veya iki belgenin saklanacağı sayısız dosya oluşturmanızı önler.
İpuçları
-
Unutma, basit her zaman daha iyidir. Siz ve personelinizin hatırlaması zor olacak karmaşık dosyalama sistemlerinden uzak durmaya çalışın. Fatura ödeme veya faturalama gibi tarihe özgü görevler için bir bilet dosyası kullanın. Gıdıklama dosyanızı, görevlere bağlı olarak aya veya güne göre düzenleyin ve görevleri tamamlayarak belgeleri temizleyerek ya da kalıcı bir dosyaya taşıyarak dosyayı temizleyin.
