Toplantılar her iş için gerekli bir parçadır. İyi planlanmış bir toplantı, insan sermayesinden yararlanmak için bir forum olduğundan, iş gücü verimliliğini artırabilen önemli bir iş aracıdır. Toplantı yapmanın evrensel bir yolu yoktur. Bununla birlikte, toplantıda hedeflerinizi yerine getirmenize ve gerçekleştirmenize yardımcı olmak için çoğu toplantıda belirli sorular sorabilirsiniz.
Bu Toplantının Hedefleri Nelerdir?
Her toplantıya, önce "buzu kırmaya" yardımcı olan toplantı hedeflerini belirleyerek başlayın. "Bugün ne yapmak istiyoruz?" Gibi sorular sorun. veya "Bu toplantının amaçları nelerdir?" Net bir hedef belirlemek, katılımcıların ve izlemede kalmanıza yardımcı olabilir. Toplantı kursa devam ederse, katılımcılara toplantının amaçlarını kibarca hatırlatabilirsiniz.
Son toplantıdan bu yana ne ilerleme kaydettik?
Toplantı katılımcılarına "Son toplantıdan bu yana ne ilerleme kaydettik?" Tekrarlayan toplantılarınız varsa bu özellikle yararlı bir sorudur. Yaptığınız ilerlemeyi tartışmaya hazır olun ve önceki toplantılarınızda ele aldığınız önemli konuları ve dikkat çeken sorunları ele almak için yaptıklarınızı listeleyen bir toplantı gündemi getirin.
Hangi Sorunlarla Karşı karşıyayız?
Toplantılar, sizin veya ekip üyelerinin bir projeyle, şirketinizle veya bir bireyin yaşadığı sorunları tartışabileceğiniz bir yer. Böylece “Hangi sorunlarla karşı karşıyayız?” Anlamına geliyor. Hazırlık anahtarıdır, bu nedenle tartışma noktalarının bir listesini bularak toplantı için plan yapın. Sorunları tartışırken, sinirlenmeyin ve savunmayın; Sakin ol ve bilinen sorunları açıkla, belirsiz tehditleri ortaya çıkar ve bu sorunları çözmenin yollarını iste.
Gelecek Toplantımızdan Önce Gerçekleştirmek İstediklerimiz Neler?
Tüm toplantıları "Bir sonraki toplantımızdan önce başarmak istediklerimiz neler?" Her toplantının sonunda bir sonraki adımların bir listesini geliştirin. Ekibinizden birinin, sonraki adımlarınızın her biri için rolleri, sorumlulukları ve tarihleri listeleyen ayrıntılı toplantı notları göndermesini sağlayın. Odaya göz atın ve katılımcılardan bir sonraki toplantı için hedeflerinize ulaşmak için atılması gereken en iyi adımlar olduğunu düşündüklerini paylaşmalarını isteyin.
Gelecekte İş Hedeflerimizi Nasıl Gerçekleştiririz?
Toplantı katılımcılarına "Gelecekte iş hedeflerimize nasıl ulaşırız?" Diye sorun. Bu önemlidir, çünkü tüm toplantılar şirketin amaç ve hedefleriyle aynı hizada olmalıdır. Soru, toplantı katılımcılarının büyük resmi göz önünde bulundurmalarına yardımcı olur çünkü bu, günlük karışıklıkta sıklıkla kaybedilen bir şeydir.
