Parlamento prosedürünün bir kuralları olan “Robert’ın Düzen Kuralları” kuruluşların daha verimli toplantılar yapmalarına yardımcı olabilir. Toplantılara, kitabın kurallarını uygulayarak ve belirli zamanlarda kimin konuşacağını belirterek toplantıyı yürütmekten sorumlu olan bir başkan başkanlık eder. Başkan olarak ilk göreviniz, toplantı sırasında olanlarla ilgili yazılı bir kayıt oluşturacak bir sekreter atamaktır. Sekreter seçildikten sonra toplantı başlar.
Toplantıya, “Toplantı sırası gelecektir” diyerek başlayın. Grup, bağlılık vaadini istemek veya alıntı yapmak gibi bir açılış törenini paylaşmak isteyebilir.
Sekreteri, varsa bir önceki toplantıdan gelen tutanakları okumaya davet edin veya tutanaklarla önceden paylaşılıp paylaşılmadığı konusunda herhangi bir düzeltme olup olmadığını sorun. Düzeltme olmazsa, toplantı toplantılarının resmi kayıtlarının bir parçası olmalarını sağlamak için tutanakları onaylayın.
Üyeleri, hazine raporu gibi belirli roller veya etkinlikler hakkında rapor vermeye çağırın. Eğer önerilerde bulunulursa, başka meclis usulleri - örneğin tartışma veya oylama - yapılması gerekebilir. Olmazsa, toplantı diğer raporları ele almak için ileriye doğru hareket eder.
Bitmemiş işlere, daha önce görüşülecek konular varken daha önceki bir toplantı sona erdiğinde hitap edin. Bunları başlangıçta planlandığı sıraya göre getirin.
Gruba tartışılacak yeni işler olup olmadığını sorun.Herhangi bir katılımcı yeni işletmeyi tartışmak için “kat talep edebilir”.
Toplantıyı, “Başka iş olmadığı için toplantı ertelenmiştir” diyerek sonlandırın.
İpuçları
-
Kural kitaplığının ve özlü kılavuzun bir kopyasını bir kütüphaneden ödünç alın ya da kuruluşunuz için kopyaları satın alın;
