Şirketinizin faturalandırma prosedürlerini değiştirmek, müşteri puanlarıyla iş yapma şeklinizi etkileyebilir. Müşterilerinize önceden bildirimde bulunmaksızın planlanmış fatura tarihlerini değiştiremez, ödeme tutarlarını yükseltemez veya şartlarınızı değiştiremezsiniz. Aksi takdirde, görüşme, şikayet, gelir kaybı ve olumsuz yorumların olasılığı ile karşı karşıya kalırsınız. Müşterilerinize gönderdiğiniz mektubu oluşturun, böylece yeni politikalarınızın "kim, ne, ne zaman ve nerede" olduğuna tam cevaplar verin.
Amacı Netleştir
Prosedürel değişikliklerin resmi duyuruları, bilgi kaynağının, etkilediği popülasyonun ve değişimin niteliğinin açık ifadeleriyle açılmalıdır. Bu amacı gerçekleştirmek için, şirket antetli kağıdınızı kullanın, böylece alıcı hemen kimliğinizi bilir. İletinizi sözcük işleme yazılımında adres-mektup birleştirme projesi olarak ayarladıysanız, herhangi bir iletiyi kişiselleştirmeyen korkunç "Sevgili Değerli Müşteri" girişini önlemek için her harfe özelleştirilmiş bir selamlama ekleyebilirsiniz. Alıcının işi için takdirinizi tekrar doğrulayın ve politika temellerini kısa bir ilk paragrafta açıklayın. Örneğin, "Size bir müşteri olarak değer verdiğimiz için, sizinle hesabınızı etkileyen faturalandırma işlemlerimizde yapılacak bir değişiklik hakkında sizi bilgilendirmek için sizinle iletişime geçiyoruz."
Detayları sağlamak
İletişiminizin genel konusunu tanıttıktan sonra, bir sonraki paragrafta belirtilen noktaya gelin. Açıklayın - mümkün olduğu kadar kısaca - gelen değişikliği ve yeni kuralların eskisinden nasıl farklı olduğunu açıklayın. Müşteriler politikalarınızın onları tam olarak nasıl etkilediğini bilmek ister. Arttığı tüm açık soruları yanıtlayan net ve mantıklı bir açıklama yapmazsanız, mektuplarınız alıcıların posta kutularına ulaştıktan kısa bir süre sonra telefonunuz çalmaya başlar. Gerekli tüm detayları ele aldığınızdan emin olmak için, arkadaşlarınızdan, meslektaşlarınızdan veya diğer yabancılardan mektubunuzu prototip aşamalarında okumalarını isteyin ve iletilerinizi ortaya koydukları sorular ışığında düzeltin.
Zamanlamayı Onayla
Değişiklikler geçerli olduğunda tam olarak ayırın. Müşterilerin belirli bir ayın faturalandırma döngüsünde geçerli olan yeni bir ödeme adresini kullanmaya başlaması gerekiyorsa, onlara "ay ve yıl ödemenizle başlarsanız, lütfen çekinizi adres" e gönderin. Müşteriler ödeme koşullarında bir değişiklik göreceklerse, onlara "Asgari ödemenizi ay ve ay itibariyle bakiyenizin yüzde sayısından sayı 'ya yükseltiyoruz." Karışıklığı önlemek için, değişikliği zamanlamak ve tam bir tarih vermek için bu zamanlama bildirimini kullanın; böylece mektubunuz müşterilerin dosyaları için geçerli bir referans olacaktır.
Resmi Yap
Mektubunuzu kapatmadan önce, yaptığınız değişikliklerin isteğe bağlı şartları temsil etmediği kesin ancak dostane bir şekilde açıklayın. Müşteriler, hesaplarını kapatmak dışında prosedürlerinizden vazgeçemeyeceklerini ve değişiklik tarihini geçmeden sizinle birlikte çalışmaya devam etmenin, yeni kurallarınıza uymayı kabul ettiklerini ve kabul ettiklerini teyit etmelidirler. Antetli kağıdınızın bir parçası olarak görünse bile, adınızı ve iletişim bilgilerinizi girin ve sorularınız veya yorumlarınız varsa müşterilerin aramalarını memnuniyetle karşıladığınızı vurgulayın.
