Robert'ın Düzen Kuralları, halka açık bir toplantı yapmanın kesin rehberidir. İlk olarak 1876'da Henry Martyn Robert tarafından yazılan kitap ve sonraki baskıları mevcut parlamento prosedürüne dayanıyor.
Bir toplantının tutanakları, o toplantıda neyin nakil olduğuna dair resmi kayıtlardır. Hareketlerin, oyların ve komite raporlarının dokümantasyonu. Çoğunlukla, tutanaklar söylenenden çok, her toplantıda yapılanların bir kaydıdır.
Robert'ın Düzenleme Kurallarına göre, toplantı tutanakları sonraki toplantıların başında okunmalı ve onaylanmalıdır. Toplantılar arasında alışılmadık derecede uzun bir süre varsa - veya tutanakları okumak pratik değilse - tutanaklar, vücudun rızası ile Başkan ve yürütme komitesi tarafından onaylanabilir.
Onay için dakikaları gönderin.
Normalde, dakikalardaki bir hata Başkanın dikkatine sunulur. Düzeltmeyi gayri resmi olarak onaylayacaktır.Düzeltme ile ilgili bir anlaşmazlık varsa, önerilen değişikliğin tutanağa onaylanıp onaylanmayacağına oy verilmelidir.
Dakikalardaki bir hatanın düzeltilmesi gerekiyorsa ayrıntılı not alın.
Onaylanan tutanakların metnini düzeltin. Robert'ın Düzenleme Kurallarına göre, düzeltmelerin yapıldığı toplantının tutanakları, tutanakları (önceki toplantıya ait) "düzeltilmiş olarak onaylandı" olarak belirtmelidir.
Bir hatayı, onaylandıktan sonraki dakikalarda düzeltmek için, bir üye "Önceden Kabul Edilen Bir Şeyde Değişiklik Etmek" için harekete geçmelidir.
Hareketin yapıldığı toplantının tutanaklarında "Önceden Kabul Edilen Bir Şeyde Değişiklik Yap" seçeneğine hareketin tam ifadesini ve bunun kabul edilip edilmediğini veya kabul edilmediğini girin.
