Kötü haberleri iletmek kolay değil, özellikle de hayal kırıklığına uğratan insanlardan nefret ediyorsanız. Bununla birlikte, kariyerinizin bir noktasında, bir başvuru sahibine işinin sona ermesinin başarısız olduğunu bildiren bir inkar mektubu yazmanız gerekebilir. Doğru yaklaşımla, kötü haberi veren ancak kibar kalan bir mektup yazabilirsiniz.
Başvurana zaman ayırdığı için teşekkür mektubunu başlat. Mektup “Sayın Bay veya Bayan…” ile başlamalı ve kuruluş adına teşekkür etmeye devam etmelidir.
Reddetmeyi açık bir şekilde belirtin, böylece alıcı için herhangi bir karışıklık kalmayacaktır. Olumsuz bir cümleye başlamak için olumlu kelimeler kullanmayın. Örneğin, "Özgeçmişinizden çok etkilendik, ancak pozisyon için nitelikli olmadığınızı size bildirmekten pişman olduk." Net ve özlü olun, böylece alıcı ne demek istediğinizi tam olarak bilir. Mektubu olması gerekenden daha uzun yapmayın; Kötü haberi en kısa zamanda, kibar kalırken kırın.
Kararın nedenlerini açıklayın. Belki de iş çoktan dolmuş ya da başvuru belgelerinde bir hata olmuş. Başvuranın gelecekte başarı şansını arttırmasına yardım etmek veya kolayca düzeltilebilecek bir hatayı belirtmek istiyorsanız reddi için bir sebep belirtmek önemlidir. Bununla birlikte, bazı şirketler veya bireyler retorik bir sebep sunar; bu gerçeği söylemekten kaçınmak için bir seçenektir. Örneğin, kişi görüşmeye geç kaldıysa veya hijyeni kötü görünüyorsa, gerçek nedeni açıklamak yerine retorik kullanmalısınız.
Mektubu saygılı bir cümle ve iyi niyet notu ile kapatın. Örneğin, "Mülakat süreci boyunca zamanınız ve emeğiniz için teşekkür ederiz." Başvuru sahibine gelecekte en iyisini dileyin ve başka bir denemeyi teşvik edin. Sonu uzun tutmayın ve samimiyetsiz görünme riskiyle öne çıkmayın.
İpuçları
-
İnkar mektubunu zamanında gönderdiğinizden emin olun. Son karar için kişiyi asılı bırakmayın.
