Bir çalışan yazdığınızda, yönetimin en zor fakat en önemli görevlerinden birini üstlenirsiniz. Çalışanları adil, dikkatli ve yapıcı bir şekilde yazınız ve performansınızı iyileştiren iyi yönetimli bir bölümünüz olacaktır. Bir çalışanı, abartılı veya tamamen cezai sebeplerden dolayı kibarca yazınız ve elinizde bir takım elbise ile sonuçlanabilirsiniz. Çalışanların performansını iyileştirmek için kurumsal süreci kullandığınızdan emin olmak için insan kaynakları departmanınızla birlikte çalışın.
Çalışan yazma konusundaki kurumsal politikaları kontrol edin. Birçok kuruluş, bir çalışanı yazmak için politikalar veya formlar belirlemiştir ve bunların izlenmesini beklemektedir. Böyle bir politikanın var olup olmadığını bilmiyorsanız, kendi amirinize veya uzun süreli bir çalışana danışın. Yazının ilgisini çekecek kişileri paylaşarak güveninizi kesmeyin.
Yazmayı bir Performans Geliştirme Planı olarak etiketleyin. Performans iyileştirme planı (PIP) etiketi, çalışanın yazmasını doğru mod ve işlevde tutar. Amacı performansı iyileştirmek ve yapıcı bir plan sağlamak, çalışanı sözlü olarak rahatsız etmemek veya utandırmamaktır.
Objektif olarak gözlenen performans sorunlarını kronolojik olarak listeleyerek başlayın. Bunlar mümkün olduğu kadar az fikirli ifadeyle olabildiğince gerçek olarak okumalıdır. Unutmayın, bunlar yasal olarak sorumlu belgeler haline gelir. Gerçeklere sadık kalın ve diğerlerinin kendi aklınızda kalmasına izin verin.
Performans sorunlarını gerçek iş tanımına bağlayın. Çalışanınızın somut hedefleri olan bir iş tanımı olmalıdır. Gözlemlenen performans sorunlarının iş tanımında listelenen hedeflerin başarısını olumsuz yönde etkilediğine dikkat edin. Mümkün olduğunca açık, özlü ve doğrudan olun.
İyileştirme için bir planın somut adımlarını yazın. Bir çalışanı yazdığınızda, geçmişe olumsuz yönde değil, geleceğe yönelik olarak olumlu bir şekilde çalışması gerekir. Çalışanın gerçekleştirmesini istediğiniz somut eylemleri belirtin. PIP'in paylaşılacağı süreç ve devam eden performans sorunlarının sonuçları hakkında net olun. Belgenizi birkaç kez yeniden okuyun, sesli okuyun ve gerekli ayarlamaları yapın. Çalışanın başarıları ve çalışanı görme arzunuz bu şekilde katkıda bulunmaya devam etme konusundaki olumlu ifadelerle bitirin.
Çalışanla özel bir toplantı yapın. Diğer çalışanlara, kişinin başı dertte veya disiplin altında olduğunu belirtmeden, özel bir toplantı yapın. Ofis arkadaşlarının görmezden gelemeyeceği veya duyamayacağı bir yer kullanın. Sesini sakin tut ve duygusal tepkilerden kaçın. Çalışanın yazdıklarınızı anladığından ve çalışanın bilgileri anladığını gösteren belgeyi başlatmasını sağlayın.
İpuçları
-
Bu toplantının geçmişteki eylemleri savunmakla ilgili değil, gelecekteki performansı iyileştirmekle ilgili olduğunu açıkça belirtin. Çalışan belgeyi başlatmayı veya imzalamayı reddederse, bunu not edin ve kendiniz imzalayın. Çalışana bir kopya verin ve kendiniz için bir tane saklayın.
