Muhasebe işlemlerin analiz ve kayıt işlemidir. İşlem analizi ve dergi girişleri muhasebe döngüsünün ilk iki aşamasıdır. Kayıt, dergi girişlerinin genellikle her hesap için ayrı bir form içeren genel bir deftere aktarılmasıdır. Dergiler işlemleri kronolojik sıraya göre kaydederken, defterler işlemleri hesaba katar. Kayıt, John Ellis Price ve diğerlerinin "Üniversite Muhasebesi" ne göre birkaç basit adımdan oluşur.
Hesap adı
İlk adım, muhasebe formuna hesap adını ve numarasını girmektir. Bir şirketin iki ana finansal tabloları, gelir tablosu ve bilançoları farklı hesaplara sahiptir. Gelir tablosu hesapları satışları (yani gelirleri), satılan malların maliyetini, pazarlama ve reklam harcamalarını, amortisman giderlerini, faiz ve vergileri içerir. Bilanço hesapları arasında nakit, alacak hesapları, ödenecek hesaplar, borçlar, birikmiş amortisman, birikmiş karlar ve hisse senedi bulunmaktadır. Amortisman, sabit kıymetin maliyetinin faydalı ömrü boyunca aşamalı olarak dağıtılmasıdır.
Giriş Detayları
İkinci adım, bir muhasebe döneminde her bir hesap için her bir günlük girişinin tarihini, açıklamasını ve referans numarasını kaydetmektir. Referans numarası "J #" formunda olabilir; burada "J" şirketin günlüğünü, "#" günlüğün sayfa numarasını belirtir. Örneğin, J1, girişin derginin 1. sayfasından yapıldığı anlamına gelir. Açıklama, dergideki ile aynıdır: örneğin, "Nakit makbuz, fatura numarası 11-1097."
Borçlar ve krediler
Borçların veya alacakların kaydedilmesi, kayıt işleminde bir sonraki adımdır. Her işlem en az bir borçlu ve bir krediye sahip olmalıdır. Borçlar, nakit ve envanter gibi bilanço varlık hesaplarını artırır ve pazarlama ve maaş giderleri gibi gelir tablosu gider hesaplarını artırır. Borçlar, ödenecek notlar gibi bilanço borcu hesaplarını ve dağıtılmamış kazançlar gibi özkaynak hesaplarını azaltır. Borçlar ayrıca satış hesaplarını gelir tablosunda azaltır. Krediler bilanço borç hesaplarını, özkaynak hesaplarını ve satış hesaplarını arttırır. Krediler bilanço varlık hesaplarını ve gider hesaplarını azaltır.
Denge
Dördüncü adım, her bir hesap için akan borç ve alacak bakiyesini hesaplamaktır. Örneğin, nakit hesabın 10,000 dolarlık bir borç girişine, 5.000 ABD Doları tutarında bir kredi girişine ve üç ayrı tarihte 25.000 ABD doları tutarındaki bir borç girişine sahip olması durumunda toplam borç tutarı 10.000 ABD Doları ve 25.000 ABD Doları veya 35.000 ABD Dolarıdır ve kredilerin toplamı 5.000 ABD Dolarıdır. Bu nedenle, son tarihteki borç bakiyesi 35.000 eksi 5.000 $ veya 30.000 $ 'dır.
Hata düzeltme
Kayıt işlemindeki son adım matematiksel ve veri aktarım hatalarını kontrol etmektir. Muhasebe yazılımı paketleri bu hataları otomasyonla azaltabilir, ancak sayıları doğrulamak, hataların finansal tablolara yayılmasını engelleyen akıllıca bir adımdır.
