Mutabakatlar veya notlar, özlü ve okunması kolay bir biçimde, insanlar arasında önemli bilgi parçalarının alınmasına hizmet eden kısa iş iletişimidir. Net bir not başlığı herhangi bir notun önemli bir yönüdür çünkü okuyucuyu gelecek olana hazırlar. Başlığın hızlı bir şekilde taranması, konuya kimin dahil olduğu, neyin ele alınacağı ve faturanın ne zaman gönderildiği ile ilgili temel bilgileri ortaya koymaktadır. Tutarlı bir başlık biçimi, çalışanların ve iş arkadaşlarınızın bu yararlı belgeleri okumasını, anlamasını ve dosyalamasını kolaylaştırır.
Her bir notu, tarih ve konu satırları ile açıkça belirtildiği şekilde aynı şekilde biçimlendirin. Bu öğeler ayrı satırlara ve tamamen büyük harflerle yazdırılmalıdır.
Tüm gönderenlerin ve alıcıların adlarını ve başlıklarını notun “to” ve “from” bölümlerine yazın. Dr. ya da Bayan'ı bir notta kullanmanıza gerek yoktur, ancak Dr. Karışıklığı önlemek için her bireyin hem adını hem de soyadını ekleyin.
Geçerli tarihi başlığın “tarih” bölümüne girin. Haftanın gününü dahil etmeyin, yılı dahil edin.
Kısa ve bilgilendirici bir konu satırı yazın. “Şirket Güncellemesi” gibi yeterli bilgi taşımayan bir veya iki kelimelik konulardan kaçının. “Şirket Kıyafet Kodu Güncellemesi” gibi, faturanın tam olarak ne olduğunu bilmelerini sağlayan bir konu seçin.
İpuçları
-
Başlık elemanları istenildiği gibi yeniden sıralanabilir. Bazı şirketler konu başlığının daha yüksek olmasını tercih ediyor. Ne seçerseniz seçin, bir nottan diğerine tutarlı tutun.
Önceden yazdırılmış bir not sayfası kullanıyorsanız ve ayrıntıları el ile yazıyorsanız, başlığın her bir elemanından sonra iki nokta eklemeniz gerekmez.
