Önemli toplantı? Yaklaşan kan tahriki? İkna edici bir işletme notu göndermek için birçok neden olabilir. Dağıtılan her notun iyi yazılmış olması gerekir, çünkü sizi ve bölümünüzü temsil eder. Ve elbette, insanları katılmaları, kaydolmaları, vermeleri veya onlardan ne yapmaları isteniyorsa onu ikna etmek istersiniz. İkna edici notları hazırlarken birkaç yönergeye uymak, istediğiniz sonuçları elde etmenize yardımcı olabilir.
Kitlenizi Tanımlayın
Okuyucuyu veya hedef kitleyi anlayın. Ekibinize bir not, bir nottan yönetim kuruluna kadar farklı olabilir. Her zaman doğada profesyonel olmakla birlikte, bazı notların konuşmada daha resmi olması gerekir. Yaş, cinsiyet ve eğitim düzeyi gibi diğer faktörler de ikna edici not yazmada rol oynayabilir.
Temanızı Belirtin
Aptalca gelebilir, çünkü elbette notunuzun ne hakkında olacağını biliyorsunuzdur. Ancak, mektubunuz için net bir tema yazmak, tam olarak ne olmak istediğinize odaklanmanıza yardımcı olur. Bunu kısaca belirtmek, fazladan yorum yapmadan o noktaya gelmenize yardımcı olur. Temayı belirtmek yazarken sadece referans içindir. Temanızı okuyuculara duyurmazsınız. Örneğin, temanız "önümüzdeki salı kan tahliyesini destekleyin" olabilir.
Notun ana hatları
Ooh, yedinci sınıftan lise olan "taslak" lafından nefret edilen kelime. Rahatlayın. Bu sadece bir resmi olmayan okuyucunun kim olduğunu, ne yapmasını istediğinizi ve neden yapması gerektiğini ana hatlarıyla belirtin. Bunu kimse görmeyecek ama siz; hiçbir dilbilgisi omzunuzun üzerinde asılı kalmayacak veya kırmızı kalem almayacak, çünkü A noktanızla her zaman B noktanız yoktu, bu taslak sadece düşüncelerinizi sipariş etmenize yardımcı oluyor. Anahatınız sırayla yalnızca kurşun noktaları olabilir:
- Önümüzdeki salı kan tahliyesini destekle.
- Kan tahriki hayat kurtarır.
- Tüm kan gruplarına ihtiyaç var.
- Randevu alın.
Ayrıntıların anlamlı olduğu taslaklara notlar ekleyin:
- Önümüzdeki 25 Eylül, Salı, 8:00
- Kan tahriki hayat kurtarır.
- Tüm kan gruplarına ihtiyaç var.
- Randevu alın, böylece beklemeniz gerekmez. Telefon etmek ____
Kısa ve Odaklı Tutun
Taslaklarını ve notlarını kullanarak yazmaya başla. Notların kısa ve odaklanmış olduğunu unutmayın. Kısaca, fakat ayrıntılı olarak, okuyucunun ne yapmasını istediğinizi, neden, nasıl bir zaman açıklayın. Harekete geçmenin faydalarını listeler. İnsanları önerdiğiniz ve istediğiniz gibi yapma konusunda anlaşmaya ikna etmek, ikna edici notun temel amacıdır. Ancak, insanları önerdiğiniz şeyin iyi bir fikir olduğuna ikna etmek için, okuyuculara neden uymaları gerektiğine ilişkin nedenler vermelisiniz. İnsanlara ne kazanılacağını söyleyin ve istediğiniz şeyi yapmanın temel avantajlarını verin.
Düzenle ve Yeniden Yaz
Dilbilgisi ve yazım hatalarını kontrol edin. Notun arkasındaki fikir önemli olsa da, küçük şeyler de sayılır. Eğer iyi yazılmışsa ve gramer ve yazım hataları yoksa, bir not daha ikna edici olacaktır. İş adamları beklentileri yüksek. Notun ikna edici olması ancak fark edilebilir hataları varsa, bu hatalar notun etkisini ve etkinliğini azaltır. İlk taslaktan sonra, bir kenara koyun ve göndermeden önce ne kadar zamanınız olduğuna bağlı olarak birkaç dakika veya birkaç saat içinde tekrar gelin. Notu yeniden okuyun ve iyileştireceğini düşündüğünüz değişiklikleri yapın.
Örneğin, daha fazla ikna edebileceğini düşünüyorsanız, ilgi çekici gerçekler için küçük bir araştırma yapın:
- 25 Eylül Salı günü saat 8'den öğlene kadar olan kan tahliyesini destekleyin.
- Kan tahriki hayat kurtarır. Sadece geçen yıl, acil durumlar ve nakiller nedeniyle yerel hastanemizde ____________L kan kullanılmıştır. Kan bağışçılarına teşekkür ederim.
- Tüm kan gruplarına ihtiyaç var.
- Randevu almak için ____'yı arayın, böylece beklemenize gerek kalmaz.
İlk önce geri bildirim isteyin
Notu göndermeden önce, diğerlerinden geri bildirim alın. Göndermeden önce okumaya değer verdiğiniz birkaç kişiye sorun. Harekete geçmeye ikna edilip edilmeyeceklerini sorun ve olmasın, nedense. Herhangi bir öneriyi dinleyin ve faydalı fikirleri notla birleştirmeye çalışın. İkna edici bir not, dağıtılacak kadar iyi olması için genellikle birkaç taslak alır.
