Arayanlar sesli mesajlarınızda çeşitli nedenlerle mesaj bırakabilirler. Mesajların bazıları önemli işletme bilgileri ve irtibat bilgileri için hatırlatıcı olabilir. Sesli mesajınızda söylediğiniz şeyler, ister kişisel sesli posta isterse ticari sesli posta olsun, arayanlardan ne tür bilgiler edindiğiniz konusunda önemli bir rol oynayacaktır. Her zaman sesli postanıza eklemeniz gereken bazı temel bilgiler vardır.
Giden mesaj
Giden bir mesaj bırakmak için yapmanız gereken ilk şey, adınızı, kuruluşunuzu ve telefon numaranızı belirlemektir. Yapmanız gereken ikinci şey, müsaitlik durumunuzu ele almak. Örneğin, müsait olmadığınızı söylemek ve geri döneceğiniz zaman ve günü vermek isteyebilirsiniz. Son olarak, sesli postada, ad, şirket, numara ve muhtemelen bir mesaj gibi istediğiniz bilgilerin türünü ayrıntılandırın. Tipik bir giden sesli posta şöyle olabilir: “Ben 555-555-5555'te Sampson, Inc.'den Bob Smith. Bugün saat 4’e kadar müsait olmayacağım, ancak lütfen adınızı, şirketinizi ve numaranızı bırakın, hemen aramanızı geri vereyim. Teşekkürler. ”Arayan kişiye kısa ve net, kısa ve net talimatlar vermeyi unutmayın.
Sorunlardan Kaçının
Arayanlar bazen yanlış numaralar arayabilir. Giden iletinizde adınızı, kuruluşunuzu ve telefon numaranızı belirtmeyerek, genellikle sizin için tasarlanmayan iletileri alabilirsiniz. Bu bilgileri belirterek, arayan kişinin doğru kişiye ulaştığını bildiğinden veya doğru numarayı aradığından emin olursunuz. Arayanı bir mesaj bırakması için teşvik etmek isteyebilirsiniz veya istemeyebilirsiniz. Mesaj bırakmalarını teşvik etmiyorsanız, telefon görüşmesinin önemine karar vermeniz zor olacaktır. Çok sayıda sesli posta mesajı alırsanız, bu mesajların hangi telefonun derhal geri döneceğini ve geri arama telefonuna nasıl hazırlanacağını belirlemek önemlidir. Mesajları cesaretlendirirseniz, arayan kişiden kısa olmasını veya mesajı özetlemesini istemeniz gerekir. Uzun mesaj açıklamaları olan sesli postalar hantal hale gelebilir veya gerekli olmayabilir, bu nedenle zamanınızı boşa harcarsınız.
E-posta, Sosyal Medya Ekle
Çok fazla bilgi sosyal medya aracılığıyla paylaşıldığından, muhtemelen giden mesajınıza çevrimiçi iletişim bilgileri eklemeyi düşünmelisiniz. Sosyal medya bağlantılarından ayrılma konusundaki zorluk, arayan kişinin nerede bırakacağını anlamasıdır. İsminizi hecelemenizi ve arayanın bildiğini varsaymamanızı gerektirebilir. Arayan kişinin e-posta adresinize mesaj bırakmasını istiyorsanız, “Bana Sampson dot com adresindeki Bob Smith'te bir e-posta adresi bırakabilirsiniz” veya “Bobsmith'te bir mesaj bırakabilirsiniz. sampson dot com'da. ”En iyi kararınızı kullanın, ancak isminizi ve şirketinizin ismini heceleyin, arayan kişiye bilgiyi doğru almak için en iyi atışı verir. Bu, kafa karıştırıcı olabileceğinden, Facebook veya Twitter gibi URL adreslerinden bahsetmek iyi bir fikir değildir. Bunların size mesaj bırakmak için en iyi yerler olduğunu düşünüyorsanız, giden mesajınıza “Facebook sayfamda da bir mesaj bırakabilirsiniz” deyin.
