Büyük iş etkinliklerini yeniden planlamak lojistik bir kabus olabilir; Tarihi değiştirmek için en güvenilir nedenlerle bile, müşteriler ve iş bağlantıları tahriş ve rahatsız edici olacaktır. Bilgiyi sunma şekliniz, katılımcıların sahip olacağı izlenim üzerinde de büyük bir etkiye sahip olacak; Özür dileme ve henüz iyimser görünmeye özen gösterin, böylece alıcılar yeniden planlamayı yanlış bir adımdan ziyade, kötü bir planlamadan ziyade geçici bir gerileme olarak göreceklerdir.
Yazıcınıza bir şirket antetli kağıdı yerleştirin; Bu, ev sahipliği yaptığınız bir etkinliği yeniden planlamakla ilgili resmi bir bildirimdir. Zaman esastır ve antetli kağıt alıcının dikkatini düz kağıttan daha etkili bir şekilde yakalayacaktır.
İstediğiniz kelime işlem programını açın. "Dosya" ve "Yeni" yi seçerek yeni bir belgeye başlayın.
Tarihi yazın ve bir satır atlayın. Katılımcıların adlarını ve adreslerini girmek için kelime işlem programınızdaki adres mektup birleştirme özelliğini kullanın.
Etkinliği yeniden planlamak zorunda kalacağınızı belirterek başlayın ve etkinliğin ne olduğu ve ne zaman yapılması gerektiği ile ilgili anılarını yenileyin.
İçtenlikle özür diler ve gecikme nedenini açıklar. Birden fazla özür dilemeyin, aksi halde alıcılar bunu suçluluk veya yanlış yönetimin bir girişi olarak görebilir.
Etkinliğin ne zaman gerçekleşeceği hakkında ayrıntılı bilgi verin. Şirketiniz yeniden rezervasyon ücretleri veya başka bir teşvik için tazminat teklif ediyorsa, katılımcıların tazminat için nasıl başvurabileceklerini ayrıntılarıyla belirtin. İyi haberi oyna; eğer yeniden programlanma, daha iyi havaya sahip bir süre için yeniden zamanlama gibi şanslı bir durumsa, bu konuda yorum yapın.
Katılımcılara işbirlikleri için teşekkür eder ve ziyaretleri sırasında soru sormaları veya zorluk çekmeleri durumunda arayabilecekleri iletişim bilgilerini verin.
"Saygılarımızla" harfini imzalayın ve üç satır atlayın. Adınızı ve adınızı yazın. Harfleri yazdırın ve yazdığınız adın üstünde işaretleyin.
Mektupları karşılayabileceğiniz en hızlı hizmetle postalayın. Öncelikli Posta ile çok sayıda mektup gönderemezseniz, önce katılımcıyı arayın ve etkinliği yeniden düzenlemekle ilgili temel bilgileri verin. Resmi bir mektubun takip edeceğini bilmelerini sağlayın.
