Bir işletme kurmayı planlıyorsanız, o işin planlanıp yönetileceği bir ofis kurma konusunda biraz düşünmeniz gerekir. Modern ofislerin bilgisayarlardan fotokopi makinelerine kadar verimli bir şekilde çalışması için çeşitli ekipman, mobilya ve malzeme türleri gerekir. Büro teçhizatı, ofisdeki fonksiyonuna bağlı olarak birkaç kategoriye ayrılır.
Ofis Donanımı Nedir?
“Büro malzemesi” terimi, idari veya büro ile ilgili görevleri yapmak için kullanılan uzun vadeli varlıkları içerir. Yani, kategori çok geniş. Aslında, muhasebe ve vergi amaçlı olarak, ofis ekipmanından dışlananları düşünmek genellikle daha kolaydır. Özellikle, ofis malzemeleri ve ofis mobilyaları tipik olarak ofis ekipmanlarından ayrı olarak kategorilere ayrılır ve izlenir. Ofis malzemeleri, normalde daha düzenli tüketmeyi ve değiştirmeyi umduğunuz malzemeleri içerir. Örnekler, antetli ve diğer kırtasiye, kartvizitler ve benzerleri gibi öğeleri içerir. Masalar, masa sandalyeleri, misafir veya müşteri koltukları, masalar ve diğer mobilyalar ofis mobilyaları kategorisine dahil edilmiştir.
Bilgisayar Donanımı
Modern ofisler büyük ölçüde bilgisayar ekipmanlarına yatırım yapıyorlar çünkü hem dahili olarak hem de dünyaya bağlı kalmak genellikle kritik bir ihtiyaç. Çoğu ofis, çok sayıda masaüstü ve dizüstü bilgisayara ve ayrıca basılı mektup, anlaşma ve diğer belgelerin basılı kopyalarını oluşturmak için yazıcılara ihtiyaç duyacaktır. Ofislerin ayrıca basılı belgelerin kopyalarını dijital dosyalara dönüştürmesi gerekebilir. Bu tür işler için cihazı bir bilgisayara bağlamak için tarayıcılar ve kablolar gerekir. Dijital kameralar, sunumlar için projektörler ve görüntü yazıcıları da gerekli olabilir.
İletişim ekipmanları
İşletme ofisleri büyük ölçüde aynı işletmedeki diğer bölümler veya konumlarla ve ayrıca diğer işletmeler, müşteriler ve satıcılarla iletişim kurma yeteneklerine bağlıdır. Telefonlar ayrıca ofis çalışanlarını dahili olarak birbirine bağlamaya yardımcı olur, bu da hızlı mesajları iletmek için yürüme süresini kısaltarak üretkenliği artırır. Şirket içi iletişim aynı zamanda ofis ziyaretçilerine daha profesyonel bir imaj kazandırmaya yardımcı olur.
Faks makineleri, iş ofislerinde geçmişte olduğundan daha az kullanılmasına rağmen, bazı işletmeler hala taranamayan basılı kopya belgelerin iletimi için kullanılmasını gerektirmektedir. Bu daha çok, hukuk büroları ve tıbbi ofisler gibi güvenli, hassas veya gizli kağıt kayıtlarını işleyen ofislerde bulunur.
Bir ofis, özellikle yazışmalar için önemli miktarda belge hazırlığı gerektiriyorsa, idari asistanların mektupların ve diğer dikte belgelerin basılı kopyalarını işlemesini ve oluşturmasını kolaylaştırmak için dikte ekipmanına yatırım yapmak akıllıca olabilir. Bir iş ofisinin ihtiyaç duyabileceği diğer iletişim ekipmanı arasında telsiz telefonlar, telesekreterler, Bluetooth kulaklıklar, hücresel cihazlar veya akıllı telefonlar, kayıt cihazları, video kaydı ve görüntü ekipmanı ve televizyonları veya ekran monitörleri yer alabilir.
Genel Ofis Donanımı
Ofisler tarafından başka ekipmanlar da gerekebilir. Dosya dolapları, tesiste saklanması gereken belgelerin kopyalarını saklamak veya güvenliğini sağlamak için veya kolay başvuru için önemlidir. Aynı nedenle, yanmaz bir kasa değerli eşyaları ve hassas orijinal belgeleri koruyabilir.
Bazı ekipman parçaları o kadar her yerde bulunur ki, neredeyse tüm ofisler onlara ihtiyaç duyar ve bunları düzenli olarak kullanır. Örneğin, fotokopi makinesi ofislerin yazışmalar ve anlaşmalar veya sözleşmeler gibi iş ortakları ve müşterileri için oluşturması gereken belgelerin gerekli kopyalarını oluşturmalarına yardımcı olur. Hassas, tescilli veya başka türlü gizli bilgilerin güvenli bir şekilde doğru bir şekilde atılması için kağıt öğütücüler de gereklidir.
Ofisler ayrıca giden postaları işlemek için posta sayaçları, depolama ihtiyaçları için bir etiket makinesi ve planlama ve strateji oturumları için beyaz tahtalar gibi diğer genel ekipmanlara da ihtiyaç duyabilir.
