Proses belgeleri, bir şirkette gerçekleşen kritik görevleri açıkça belirtir. Çalışanlar arasındaki karışıklığı ortadan kaldırır ve bir şirketin tüm üyelerini aynı sayfaya koyarlar. Bir süreç belgesi, bir şirketteki mevcut süreçlerin ne olduğunu tanımlar. Mevcut uygulamaları tanımlayarak, genellikle mevcut sistemdeki kusurları ortaya çıkarır ve iyileştirme için yer görürsünüz. Süreç dokümantasyonu ayrıca şirketin değişen iş gereksinimlerine daha hızlı uyum sağlamasına olanak tanır. Şirketinizin mevcut işlevlerini açıkça ortaya koymak, şirketin ilerlemesini daha iyi sağlayacaktır.
Belgenin kapsamını belirleyin. Bir şirket içindeki veya daha büyük şirketlerdeki tüm süreçleri belgeleyebilir, bir süreç grubuna odaklanabilirsiniz. Örneğin, büyük bir şirket kuruluşun tüm çalışmalarını belgelemek yerine yalnızca muhasebe işlevleriyle başlamak isteyebilir.
Tek sayfalık taslak, süreçlerin görsel temsili. Her görevden veya süreç akış şemasından kimin sorumlu olduğunu gösteren bir uygulanabilirlik matrisi ekleyin. Bir işlem akış diyagramı, bir işlemi tamamlamak için çeşitli adımların ve adımların organizasyon içinde nasıl aktığını gösteren üst düzey bir sunumdur. Örneğin, bir faturayı ödemeye yönelik çeşitli adımlar, bir işlem akış şeması ile özetlenebilir.
Sürecin ürün ve hizmetler üzerindeki etkisini açıklayın. Normal işlemlerin etkilerini ve işlemdeki bir hatanın neden olacağı etkilerin detayını verin. Örneğin, faturalar kaybolur ve ödeme yapılmazsa, tedarikçi bir sonraki siparişi göndermeyi reddeder.
Süreç içindeki rolleri tanımlayın. Rolleri bireysel olarak değil iş fonksiyonlarıyla tanımlayın. Örneğin, ödenecek hesap memurları faturaları işler ve ödeme için sisteme girerler. Kontrolör faturaları onaylar ve ödemeyi onaylar.
Süreç içinde kullanılan tüm bilgisayar sistemlerini ve yazılımı ana hatlarıyla belirtin. Her bir sistemi, amacını ve işlevselliğini açıkça tanımlayın.
İşlemi baştan sona belgelendirin. Proses akış şemasını, metnin hazırlanmasında kılavuz olarak kullanın. Belgeye dahil etmeyi seçtiğiniz kapsama bağlı olarak, mümkün olduğunca fazla ayrıntı ekleyin. Bireysel isimler yerine sorumluluk atamak için rol isimleri kullanın.
İstisnalar için bir bölüm ekleyin. Normal işlem akışı takip edilmediğinde ne olduğunu belgeleyin. Örneğin, bilgisayar sistemleri kapalı olduğunda, faturaları işlemek için kağıda dayalı bir muhasebe sistemi yürürlüğe girer.
İşlem belgesini etkilenen tüm taraflarla birlikte gözden geçirin. Herkesin süreçlerle ilgili anlaşma sağladığından emin olun.
