“Kabile Bilgisi”, işinizin, ekibinizin, grubunuzun veya kabilenizin hedeflerine ulaşmak için kullandığı yazılı olmayan bilgiler olarak tanımlanır. Kabile bilgisinin sorunu, kabilenin kilit üyelerini kaybettiğinizde, bilgi onlarla birlikte gider. Şirketinizin prosedürlerini veya işlemlerini belgelerken, bu bilgileri koruyabilir ve yeni üyeleri hızlı bir şekilde hızlandırabilir. "Kabile Bilgisini" belgelendirme ihtiyacını anlamak, bu belgeleri oluşturmanın önemli bir unsurudur.
Teslim Edebileceklerinizi Tanımlayın
Bu dokümantasyon projesine dahil edilecek her şeyi tanımlayan basit bir ifade yazarak bir "Kapsam Beyanı" oluşturun. Belgelenecek belirli süreci açıkça tanımlayın. Süreç belgelerinin bugünün gerçekten nasıl işlediğini yansıtıp yansıtmadığını veya sürecin gelecekte nasıl çalışması gerektiğini tanımladığını belirtiniz.
Sürece kimin sahip olduğunu veya sürecin hangi bölümlerinin sahibi olduğunu gösteren bir "Sahiplik Matrisi" oluşturun. Bu matris, sahiplerin ve sahiplerin iletişim bilgilerini açıkça tanımlayan bir kuruluş şeması veya süreç akış şeması kadar basit olabilir.
Belgelendirilen belirli ürünleri veya hizmetleri tanımlayın. Bu, genellikle model numarası, parça numarası ve açıklaması gibi ilgili bilgileri içeren bir listedir.
Sürece katılanların rollerini açıklayın. Bireysel yeteneklere değil iş unvanına dayalı net bir açıklama yapın. Bu pozisyonun ne yaptığını ve sürece nasıl dahil olduğunu açıklayın. Bu, iş unvanını ve açıklamasını listeleyen tek bir belge veya belgelendirilen işlemdeki her anahtar konum için tam bir iş tanımı olabilir.
Bir "İşlem Akışı" diyagramı veya çizelgesi oluşturarak, sürecin her aşamasını baştan sona belgelendirin. Tipik olarak, işlemin ana adımlarını gösteren yüksek seviyeli bir akış şeması oluşturulur ve düşük seviyeli bir akış şeması, ana adımların her birine tabi olan işlem basamaklarını belgeler.
Sürecin her adımı için uygun "İlkeler ve Prosedürler" belgelerini oluşturun. Mülakatlar ve araştırmalarla süreci araştırırken, bu politikalar ve prosedürler ortaya çıkacaktır. Bu politika ve prosedür belgelerini oluşturmanın temelini oluşturacak ayrıntılı notları saklayın.
Verilerinize, dahili "Belge Yönetimi" işleminin açıklamasını sağlayan bir belge ekleyin. Bu belge, şirket belgelerinin nasıl incelendiğini ve onaylandığını, şirket içinde nasıl dağıtıldığını ve arşivlendiğini açıklamalıdır.
Belgeleri Yaratın
Mevcut belgelerin ne olduğunu açık bir şekilde anlamak için mevcut belgeleri stoklayın. Aynı bilgiler mevcut belgelerde bulunuyorsa, yeni belgeler oluşturarak tekerleği yeniden icat etmeniz gerekmez. Bu belgelerin hangilerinin kullanılabilir olduğunu ve hangilerinin kullanılabileceğini ve hangilerinin eski olduğunu belirleyin. Tamamlanmış bir belge envanteriyle, hangi belgelerin eksik olduğunu ve oluşturulması gerektiğini bilirsiniz. Mevcut, eski veya yeni olarak her belgenin durumunu gösteren genel bir belge listesi oluşturun. Üst yönetici ile ilk görüşmenizden önce bu "Envanteri" elinizde bulundurun.
Mevcut organizasyon şemaları ve şirket rehberleri gibi zaten mevcut olan her şeyi gözden geçirerek "Sahiplik Matrisi" ni oluşturun. Üst yönetici ile ilk görüşmenizden önce bu "Sahiplik Matrisi" ni elinizde bulundurun.
Üst yönetici ile tanışın ve "Envanter" inizi ve "Sahiplik Matrisinizi" inceleyin. Bu toplantının amacı yalnızca üst düzey yöneticiyi araştırmanızı gözden geçirmek için değil, onaylamak ve planınızla aynı fikirde olmaktır. Bu toplantı için hazırlıklı olun ve üst düzey yöneticinin zamanını boşa harcamayın.
"Envanter" ve "Sahiplik Matrisi" nizde en üst düzey yöneticinin tüm değişikliklerini yaptıktan sonra her departman başkanıyla görüşün. Bu bölüm başkanlığı toplantılarının amacı, o bölümün ne yaptığınız konusundaki hızını arttırmak ve her bölüm başkanının rolü ve sahip oldukları süreç adımları hakkında tartışmalar başlatmaktır. Hiçbir şey kaçırmamak için ayrıntılı notlar alın veya toplantıyı kaydedin. Bu bölüm başkanlık toplantılarında ilerlemeye devam ettikçe, süreç ortaya çıkacak ve katılaşmaya başlayacaktır.
Her departman başkanından yeni veya daha doğru bilgileri alırken, tüm sunumları sürekli olarak güncelleyin. Son bölüm başkanı toplantınızdan sonra, teslimatlarınızın yaklaşık yarısını atmış olmalısınız.
Sürecin bu aşamasında gerçekte neler olup bittiğini netleştirmek için uygun denetçiler, üst düzey ustalar ve sürece dahil olan diğer kişilerle görüşün. Bu insanlar görüşmeniz sırasında bölüm başkanları tarafından teşhis edilecektir. Bu uygulamalı kişiler, sorumluluk alanlarındaki prosedürleri kendi bölüm başkanlarına göre adım adım, günden güne genellikle daha bilgilidir. Yine, ayrıntılı notlar alın ve bu kişilerle buluşmadan önce hazırlanabilecek her şeyi yapın; böylece yoğun günlerinden ayırdığınız zamanı en aza indirirsiniz.
Tüm belgelerinizin ilk taslağını tamamlayın. Buna ilk taslak denir, ancak bu belgelerin bugüne kadar edindiğiniz tüm bilgilere dayanarak tam olarak doldurulması gerekir.
İlk taslak olarak açıkça işaretlenen ilk taslak belgelerini ilgili bölüm başkanlarına ve astlarına gözden geçirmeleri için dağıtın. Onlara bu belgeleri tamamen gözden geçirmeleri için zaman verin ve değişiklikleri reddetmelerini isteyin.
Tüm kırmızı çizgileri gözden geçirmek ve bu belgelerle ilgili son taslağınız için hazırlanmak üzere aynı bölüm başkanları ve astları ile ikinci bir kişisel toplantı başlatınız.
Tüm kırmızı çizgi düzeltmelerini tamamlayın. Bir adımda, önceki veya sonraki adımı etkileyebilecek değişikliklere özellikle dikkat edin ve bu belgeleri, prosedürleri veya akış adımlarını buna göre değiştirin. Bu son taslağı ilgili bölüm başkanlarına ve son incelemeleri için astlarına gönderin.Tüm nihai taslağı, aynı zamanda üst yöneticinin incelemesi için üst yöneticiye gönderin.
Son revizyonları yapın ve bu revize edilmiş belgeleri nihai onay için tekrar başlatıcıya gönderin. Nihai onaydan önce çok sayıda ileri geri revizyon olabilir. Her bir alt ve departman başkanına, doğrudan sorumluluk alanlarıyla ilgili olan belgeler veya belgelerin bölümleri hakkında tam onay vermeniz gerekir. Ancak, belgeleriniz üst yönetici tarafından incelenip onaylanana kadar onaylanmış sayılmaz.
İpuçları
-
Birinin iş gününü böldüğünüz için görüşmeler hassas olabilir. "Proses Akış Şeması" gibi ilgili materyalleri veya görüşmenin ilerlemesine yardımcı olacak diğer belgeleri hazır bulundurmak suretiyle bu görüşmelere hazırlıklı olun. Yakışıklı olun ve her zaman kendinize beklediğiniz saygın ve saygılı davranın. Verimli olun ve görüşmeyi toplantının özel hedefine odaklanın.
