Organizasyon yapısı, Lamar Üniversitesi tarafından “Çalışanları bir kuruluşun hedeflerine ulaşmak için işbirliği yapmaları için kontrol eden, koordine eden ve motive eden resmi görev ve raporlama ilişkilerini bildiren sistem” olarak tanımlanmaktadır. Bir ofisin yönetimi, iş türüne göre farklı organizasyon yapıları kullanabilir Ofis yönetiminde kullanılan her yapının fayda ve dezavantajları vardır, ofisinizi değerlendirin ve hangi yapının ihtiyaçlarınıza en uygun olduğunu belirleyin.
Fonksiyonel yapı
İşlevsel bir yapı, benzer pozisyonlara, yetenek kümelerine ve görevlere sahip kişileri çeşitli gruplara yerleştirir. Yaygın bir işlevsel yapı bir müşteri hizmetleri çağrı merkezidir. Her insan aynı görevi yerine getirmekte, aynı ekipmanı kullanmakta ve müşteriyle ilgili sorunları çözmek için ortak bir amaç taşımaktadır. Bu yapının avantajları, belirli bir grupla iletişim kurmanın kolay olması, kararların hızlı bir şekilde alınabilmesi ve eğitim ve gelişim açısından daha etkili olması çünkü herkes aynı şeyi öğreniyor. Bu yapının dezavantajları, personel arasındaki çeşitliliği sınırlandırması ve değişen ihtiyaçları karşılamak için daha zor olmasıdır.
Bölünme yapısı
Bölünmüş yapılar, işlevsel yapılardan daha geniş kapsamlıdır. İşlevsel bir yapı aynı göreve sahip bir grup insanı temel alırken, bölümsel yapılar daha büyük bir şirket içindeki alt bölümlerdir. Örneğin, bir şirketin çeşitli markalara sahip olması durumunda, bir marka kendi departmanı olarak kabul edilebilir ve bölüm üzerinde kendi İK ekibine, pazarlama ekibine, halkla ilişkilere ve yürütme grubuna sahip olabilir. Bu, gelişmiş ürün ve hizmet kalitesi, özel yönetim, daha fazla ekip çalışması ve hızlı karar alma olanağı sağlar. Bununla birlikte, bu yapı yüksek işletme maliyetleri gerektirir, bölümler arasındaki iletişimi desteklemez ve uyuşmazlığı artırır.
Düz yapı
Büro yönetimindeki düz bir yapı, yönetim ve ekip üyelerini karar alma, beyin fırtınası ve geri bildirim süreçlerinde birleştirir. Düz bir kuruluş, idari seviyelerde sınırlı bir hiyerarşi seviyesine sahiptir. Bu yapı açık iletişimi teşvik eder ve demokratik ve temsilci idari stilleri içerir.
Uzun yapı
Uzun bir örgütsel yapı birden fazla idari liderliğe sahiptir. Uzun bir organizasyon, ofis üyelerinin yönetim ile etkileşime girmesini önler. Geribildirim teşvik edilmez ve çalışanların, yönetim emirlerini soru sormadan takip etmesi beklenir. Yetkili bir idari üslup, yüksek örgütsel ofis yapılarında yaygın olarak kullanılır ve kanun uygulamalarında ve askeriyede yaygın olarak görülür.
