Konuyu etkin bir şekilde rapor edecek yalnızca birkaç dakikası olan meşgul yöneticilere iletecek bir veri raporu yazmak önemlidir. Dahil edilecek anahtar şeylerden biri, çizelgeler ve grafikler gibi en önemli verilerin görsel bir gösterimidir. Ayrıca dili özlü ve jargondan uzak tutmalısınız.
İyi Bir Analitik Rapor Yazmaya Genel Bakış
İlk adım, raporu izlemeniz gereken yönergelere göre özetlemektir. Her şirket rapor yazmak için genellikle kendi biçimine sahiptir ve kendi biçiminizi izlemeniz şarttır. Bu taslak, temel olarak size raporu yazarken izleyeceğiniz bir yol haritası verir ve umarım, daha sonra ortaya çıkabilecek herhangi bir yazarın bloğu ile başa çıkmanıza yardımcı olur. Raporunuzu, okunması kolay bir biçimde ulaşılan tüm verileri ve sonuçları açıklamak ve analiz etmek için oluşturmalısınız. Raporunuz uzunsa, bir içindekiler tablosu eklemeniz de gerekebilir.
Görsel yönü göz önünde bulundurun
Verilerin kendisi, bağlam içine sokmak için soyut ve zor olabilir. Bu nedenle, analizinizin sonuçlarını göstermek için çizelge, grafik ve tablo kullanımında cömert olmalısınız. Gerektiğinde, hayati grafikleri açıklamak için metne referanslar ekleyebilirsiniz. Okuyucunuz, her grafik için neyin en önemli olduğunu öğrenebilmelidir ve bu nedenle, yalnızca daha önce görülebilecekleri tanımlamak yerine, onu vurgulamalısınız. Ayrıca, metin referanslarınızın referans aldıkları grafiklere yakın olduğundan emin olun, böylece okuyucularınız ikisi arasındaki bağlantıyı yapabilir.
Kaba bir taslak yapmak
Bir anahattla işiniz bittiğinde, anahatta göre yapılandırılmış en önemli bilgileri içeren kaba bir taslak oluşturun. Teknik detaylar şu anda önemli değil; daha sonra eklenebilirler. Buradaki fikir, ilk önce en önemli bilgileri içermesidir, böylece okuyucu raporunuzu aldığında kolayca bulabilir. Okuyucularınızın çoğunun meşgul olduğunu unutmayın. Ayrıca, jargon kullanımınıza dikkat edin, mümkün olduğunca kaçınmayı unutmayın.
Yönetici Özeti ve Özet
Raporunuzun başında görünmelerine rağmen, yönetici özeti ve özet yazacağınız son hususlardır. Her iki bölüm de raporun önemli sonuçlarını gösteren raporun bir özetini temsil eder. Bu yüzden onları en son yazıyorsun.
Yönetici özeti, bir veri analizi raporunda kendi önemini koruyor. Yönetici özeti olarak adlandırılmasının nedeni, şirket yöneticileri için özeti olmasıdır. Bunlar muhtemelen tüm rapor boyunca okumaya vakti olmayan ve daha ince detayları inceleyen meşgul insanlardır. Bu nedenle, amaç, ana veri noktaları ve sonuç gibi yönetici özetindeki raporun göze çarpan noktalarını yakalamaya çalışmalısınız. Mümkün olduğunca öz olun ve sadece en önemli noktaları ekleyin. Yöneticiler raporun ne hakkında olduğunu hemen anlayabilirlerse, sadece yönetici özetini okuyarak, o zaman işinizi yaptınız.
Düzeltmeler Yap
Verileri mantıksal olarak tutarlı bir şekilde organize ettiğinizden emin olarak, veri analizinizi istediğiniz kadar gözden geçirin. Hacimli ve sıkıcı paragraflardan kaçının ve raporu estetik olarak çekici hale getirmek için beyaz boşluk kullanın. Tablolanmış bilgileri grafikler halinde sunun. Ve son olarak, boyunca pasif ses kullanmaktan kaçının.
