Doğru yapıldığında, kilometre geri ödeme ödemeleri, işletmeler için bir vergi indirimi olabilir ve çalışanın vergilendirilebilir gelirinin dışında tutulabilir. Bununla birlikte, bu olumlu vergi muamelesini alabilmek için, işletmeler ve çalışanlar, birkaç İç Gelir Servisi kılavuzuna uymak zorundadır. Kilometre masrafları için tam olarak geri ödeme yapılmayan çalışanlar, geri ödenmeyen kısmı çeşitli bir kesinti olarak düşebilir.
İndirilebilir Kilometre Geri Ödeme Planları
İşverenler, yasal olarak çalışanlar tarafından yapılan kilometre ücretini geri ödemekle yükümlü değildir. Ancak, birçoğu bunu yapmayı tercih ediyor, çünkü işletme gideri vergiden düşülebilir. Bir işletmenin kilometreyi vergi indirimi olarak talep edebilmesi için, sürüş amacıyla ödediği tüm giderlerin belgelendirmesini sağlamalıdır. Örneğin, bir iş gezisinde satın alınan gazın geri ödenmesini isteyen bir çalışanın geri ödeme alabilmesi için gaz girişini sağlaması gerekir. Ayrıca, çalışanlar normal işe gidip gelme döneminin bir parçası olarak sürülen miller için geri ödeme yapamazlar.
IRS Standart Kilometre Hızı Planları
Kayıt tutma sürecini kolaylaştırmak için IRS, işletmelerin çalışanlarına standart bir kilometre oranına göre geri ödeme yapmalarını sağlar. Bu oran, mil başına ortalama gaz, bakım, onarım, ruhsat, araba sigortası, tescil ve amortisman maliyetlerini hesaba katacak şekilde tasarlanmıştır. Standart kilometre oranı, 2014 vergi yılı itibariyle mil başına 56 kuruş olmasına rağmen periyodik olarak güncellenmektedir. Bu kilometre geri ödeme planına göre, çalışanın yalnızca bir sürüş faaliyeti kaydı tutması ve her yolculuk için iş amacına dikkat etmesi gerekir.
Kilometre İadesi Ödemelerinin Vergilendirilmesi
İşletmenin hesap verebilir bir planı olduğu sürece, çalışanın herhangi bir kilometre geri ödemesini gelir olarak bildirmesi gerekmez. Sorumlu bir plan olması için çalışan, giderin işletme ile ilgili olduğunu doğrulamalı, harcamaları makul bir sürede aktarmalı ve alınan fazla ödemeleri iade etmelidir. İşverenin planı bu standartları karşılamıyorsa, hesap edilemez bir plandır ve geri ödemeler vergiye tabidir. Bu durumda, çalışanın yıllık W-2'sindeki diğer ücretlerle birlikte geri ödemeler bildirilir.
Çalışanlar İçin Vergi İndirimi
İşvereniniz kilometre masrafları için size tam olarak tazminat ödemiyorsa, geri ödenmeyen kısmı ayrıntılı bir indirim olarak düşürebilirsiniz. Geri ödenmeyen çalışan giderleri, 2106 Formunda çalışanların işletme gideri olarak kaydedilir. Giderleri hesaplamak için, iş için yaptığınız tüm araçla ilgili masrafları ekleyebilir veya IRS standart kilometre oranını kullanabilirsiniz. Normal iş topluluğunuzun bir parçası olarak sürülen milleri hariç tuttuğunuzdan emin olun. Çalışan işletme masrafları gibi çeşitli ayrıntılı kalem indirimleri, yalnızca düzeltilmiş brüt gelirinizin yüzde 2'sini geçtikten sonra düşülebilir.
Diğer Kilometre Giderleri
İş gezileri için geri ödenmeyen kilometre masraflarının yanı sıra, vergi mükellefleri ayrıca tıbbi ziyaretler, miller ve hayır kurumu için miller harcadılar. IRS, vergi mükelleflerine, tıbbi ziyaretler ve taşınma için mil başına 23,5 cent ve hayırsever kuruluşlar için mil başına 14 sentlik standart bir mesafe kesintisine izin veriyor. Vergi mükellefleri, tıbbi kilometre hızını Çizelge A'ya geçerek tıbbi gider olarak düşebilirler. Yardım için sürülen miller Çizelge A'da da görünen hayırlı indirimlere dahil edilebilir. Hareketli mil, Form 3903'te düşülür.
